Automatyzacja obsługi zamówień – co to jest i na czym polega
Odpowiedź na tytułowe pytanie nie jest wcale prosta, ponieważ wszystko zależy od tego z ilu i jakich automatyzacji zamierzasz korzystać oraz od tego czy będą one dobrze dopasowane do Twoich potrzeb.
Można natomiast z całą pewnością stwierdzić, że korzystając z profesjonalnego wdrożenia automatyzacji zamówień w Twojej firmie zaoszczędzisz bardzo dużo.
Brzmi interesująco? Jeśli tak, to serdecznie zapraszamy do lektury ????
Czym jest automatyzacja?
Zacznijmy od odrobiny teorii. W definicji encyklopedycznej automatyzacja to znaczne ograniczenie lub zastąpienie ludzkiej pracy fizycznej i umysłowej przez pracę maszyn (lub programów), działających na zasadzie samoregulacji i wykonujących określone czynności bez udziału człowieka.
Przekładając to na prostszy język automatyzacja to szeroko pojęta forma samoczynnej, bezobsługowej realizacji danego typu działań.
Stosując automatyzacje możemy zatem zrezygnować z wielu dotychczas wykonywanych „ręcznie” prac i obowiązek ten przerzucić na system, który zrobi to za nas. Co istotne, zrobi to szybciej oraz dokładniej, pod warunkiem że wszystko zostanie prawidłowo skonfigurowane.
Co automatyzacja ma wspólnego z oszczędzaniem?
Odpowiedź brzmi: wszystko!
Jeśli automatyzujesz dany proces przez co znika on z Twojej listy codziennych zadań, to czas który poświęcałeś dotychczas na zajmowanie się nim zostaje Ci „w kieszeni”, dzięki czemu możesz zająć się innymi sprawami, pozwalającymi Ci rozwinąć Twój biznes, lub zyskać dzięki temu chwilę wolnego, aby pozbierać myśli.
Jeśli natomiast oszczędność dotyczy pracownika, to możesz oddelegować go do innych prac co dodatkowo zwiększy jego wydajność.
Optymalizując przy użyciu automatyzacji pracę swojej firmy, możesz zminimalizować koszty zatrudnienia. Do wykonywania wielu zadań potrzebny będzie Ci mniejszy zespół, który ponadto będzie pracował sprawniej i generował mniej błędów, co przełoży się na dodatkowe, w tym przypadku finansowe oszczędności. Mniejszy skład osobowy to też oszczędność miejsca, a także brak konieczności wyposażania dodatkowych stanowisk.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, zatrudniasz ludzi, wynajmujesz lokal, ponosisz comiesięczne koszty prowadzenia działalności to z łatwością oszacujesz, ile zaoszczędzisz dzięki tego typu usprawnieniom.
Nie trać czasu na rzeczy błahe
Ręcznie wypisujesz faktury? Dane do wysyłki kopiujesz z zamówienia do programu firmy kurierskiej? Notujesz na kartce, co należy zebrać do danego zamówienia? Każdorazowo po nadaniu paczki wysyłasz Klientom maile informacyjne?
To tylko kilka z setek, jak nie tysięcy przykładów zadań, które bez najmniejszego problemu można zautomatyzować, co przyspieszy proces realizacji zamówień o kilka lub nawet kilkanaście razy. Dodatkowo zyskasz pewność, że przy wykonywaniu ww. działań nie popełnisz błędu, które w natłoku pracy mają pełne prawo się zdarzyć.
Konkretne wyliczenia
Ze względu na ogrom czynników niezbędnych do uwzględnienia, przedstawienie uniwersalnej kalkulacji jest praktycznie niemożliwe. Dlatego posłużymy się przykładami, które odzwierciedlają najpopularniejsze przypadki, z którymi mieliśmy do czynienia.
Na bazie stworzonych przez nas statystyk, pracownik biurowy, który przygotowuje zamówienie bez automatyzacji, potrzebuje średnio:
- 1,5 minuty na wystawienie faktury,
- 1 minuty na przygotowanie etykiety,
- około 30 sekund na weryfikację zamówienia pod kątem jego poprawności.
Przeliczając to na średni koszt roboczogodziny pracownika z tego przykładu (przyjęliśmy wynagrodzenie 2600 zł na rękę, czyli 4000 zł sumarycznych kosztów firmy) uzyskujemy wartość 1,2 zł / zamówienie.
Niby niewiele, ale pomnóżmy to przez wolumen miesięczny. Przyjmując, że zamówień w miesiącu realizujemy 10 000, to czas pracownika, który poświęca on na wykonanie wyżej wymienionych czynności, kosztuje nas aż 12000 zł.
Co powiesz, jeśli zagwarantujemy, że dzięki automatyzacjom koszt ten zredukujemy nawet o 60%?
Nie pomyliliśmy się. Wdrażając automatyzację obsługi zamówień w swoim sklepie internetowym realnie oszczędzisz czas wart nawet 7200 zł każdego miesiąca*!
To nie koniec. Przyjrzyjmy się teraz zbieraniu zamówień i ich pakowaniu. Przeprowadzone przez nas badania i analizy wykazały, że średni, łączny czas potrzebny na zebranie i spakowanie zamówienia dotyczącego jednego lub kilku małych przedmiotów to 4 minuty, co przy wynagrodzeniu tej samej wysokości daje koszt 1,6 zł / zamówienie.
Jeśli zoptymalizujemy pracę związaną z tymi zadaniami poprzez użycie odpowiednich narzędzi oraz oczywiście automatyzacji, to czas ten jesteśmy w stanie zredukować bez problemu do 90 sekund, a przy bardzo dobrej organizacji nawet do 1 minuty.
Oznacza to, że przy 10000 zamówień nasze oszczędności oscylują w okolicy 12000 zł* w skali miesiąca.
A wszystko to co opisaliśmy wyżej można zyskać beż żadnej dodatkowej pracy, zarówno Twojej, jak i Twojego zespołu.
Skalowalność i niezależność
Prowadzeniem biznesu w dzisiejszych czasach nie należy do łatwych. Nie bez powodu z resztą żartuje się, że bycie przedsiębiorcą w Polsce to swego rodzaju super moc lub dowód na posiadanie bardzo silnej psychiki ????.
Bycie przedsiębiorcą to też niejednokrotnie wyzwania, problemy do rozwiązania, wyrzeczenia czy trudne, ryzykowne decyzje, które trzeba podjąć.
Redukcja zatrudnienia w gorszym okresie? Ale przecież Pan/Pani XYZ jest ze mną od tylu lat. Kto przejmie jej/jego obowiązki?
Jeśli będzie trzeba kogoś zatrudnić to czy znajdę osobę wykwalifikowaną w tym zakresie i kompetentną?
Trzeba zatrudnić dodatkowych pracowników do pakowania paczek/obsługi Klienta? Ile czasu zajmie ich wdrożenie i kto się tym zajmie?
Z pewnością nieraz powyższe lub podobne pytania pojawiały się w Twojej głowie.
Musisz zatem wiedzieć, że dobrze zautomatyzowany biznes jest skalowalny. Oznacza to, że zmniejszenie lub zwiększenie zatrudnienia nie stanowi najmniejszego problemu, ponieważ to system w dużej mierze myśli za pracowników, niejako „prowadzi ich za rękę” podczas wykonywania zadań im powierzonych i utrudnia lub całkowicie uniemożliwia popełnienie błędu. Takie rozwiązanie pozwala zarówno szybko wdrożyć nowego pracownika, jak również umożliwia zatrudnianie na niższe stanowiska osób mniej wykwalifikowanych co z pewnością przekłada się na oczekiwania dot. wynagrodzenia.
Tego typu podejście powoduje też, że nie jesteśmy „zakładnikami” pracowników z większym stażem. Pozwala to uniezależniać się od ludzi i uwolnić głowę od obaw o tego typu kwestie.
Profesjonalne wdrożenie automatyzacji obsługi zamówień
Jeśli po lekturze niniejszego artykułu jesteś zainteresowany oszczędzaniem poprzez automatyzację, ale nie za bardzo wiesz jak się do tego zabrać to polecamy skorzystać z profesjonalnego wdrożenia automatyzacji w wykonaniu IMPLEMO. Korzystając z naszych usług masz pewność, że przeanalizujemy Twoje potrzeby, zaproponujemy kompleksowe rozwiązania pozwalające maksymalnie zautomatyzować wszystko co dzieje się w Twojej firmie, zasugerujemy wdrożenie nowych działań dodatkowo usprawniających pracę, a cały proces wdrożenia przebiegnie szybko i bezproblemowo.
A wszystko to w naprawdę bardzo niewygórowanej cenie, wielokrotnie niższej niż oszczędności, które dzięki temu zyskasz ????
*Wyliczenia zakładają miesięczne koszty pracownika w wysokości 4000 zł i wolumen 10 tys. zamówień na miesiąc.
