Baselinker – co to jest i jak działa

Trudno w jednym zdaniu, czy nawet w kilku oddać w pełni to czym jest Baselinker. Starając się stworzyć definicję na wzór encyklopedycznych można przyjąć, że Baselinker to bardzo nowoczesne, wielofunkcyjne i niemalże uniwersalne narzędzie do szeroko pojętego zarządzania sprzedażą i obsługi zamówień.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej to serdecznie zapraszam do lektury niniejszego tekstu, gdzie postaram się prostymi słowami opisać czym jest ów system i pokrótce przedstawię jego najistotniejsze funkcje.

Narzędzie dla e-commerce

Zacznijmy od jasnego określenia dla kogo został stworzony Baselinker. Adresowany jest do branży e-commerce czyli handlu internetowego, jeśli zatem prowadzisz sprzedaż online i poszukujesz lub chociaż myślisz o prostym, szybkim, niezawodnym i skutecznym systemie do obsługi Twojej sprzedaży to dobrze trafiłeś.

Zamówienia – wszystkie w jednym miejscu

Jeśli prowadzisz sprzedaż różnymi kanałami, jak np. własny sklep internetowy, Allegro, Amazon, Ebay, Shopee, Erli czy też inne platformy marketplace, możesz borykać się z problemem rozproszonego zarządzania zamówieniami. Nieraz w takich sytuacjach należy logować się osobno do panelu każdego z używanych kanałów czy platform, sprawdzać czy pojawiły się nowe zamówienia, aktualizować ich statusy, czy też pobierać lub generować listy przewozowe.

Łatwo w takich sytuacjach o błąd, przeoczenie zamówienia czy też w natłoku innych zadań, pominięcie sprawdzenia danego kanału, co generuje kolejne problemy związane np. z obsługą niezadowolonych z opóźnień Klientów, czy nawet ich utratą.

Jednym z głównych zadań Baselinkera jest rozwiązanie tej kwestii. Pozwala on na integrację z większością najpopularniejszych platform marketplace oraz silników sklepów internetowych. Właściwie ,konfigurując jego działanie, możemy sprawić, że zamówienia ze wszystkich z nich zostaną pobrane do Baselinkera, gdzie w jednym miejscu będzie można zająć się dalszą ich obsługą.

Baselinker – inne funkcje przydatne dla sklepów internetowych

W żadnym wypadku! Dopiero zaczynamy ???? Na etapie integrowania Baselinkera z poszczególnymi kanałami sprzedaży, mamy szereg opcji, które w znacznym stopniu automatyzują pracę z zamówieniami, dzięki czemu odpada nam cała masa obowiązków i żmudnych czynności.

Możemy na przykład ustawić, żeby numery utworzonych listów przewozowych do zamówień automatycznie były wgrywane do panelu danego kanału sprzedażowego (o ile dany kanał wspiera taką opcję).

Tworząc bazę produktów w Baselinkerze (o czym napiszę więcej w dalszej części artykułu) możemy ustawić synchronizację stanów magazynowych w wybranych interwałach czasowych, dzięki czemu jeśli sprzedamy dany produkt na jednej platformie, to dostępna ilość sztuk automatycznie zaktualizuje się w pozostałych. Rozwijając ten temat, możemy również ustawić automatyczne rezerwowanie stanów magazynowych w momencie pobrania zamówienia. Wówczas unikniemy sytuacji, że dwóch lub więcej Klientów kupi jednocześnie ostatni egzemplarz, który posiadaliśmy. Wciąż mało? Możemy również ustawić automatyczne zamykanie ofert w momencie, gdy wyprzedamy dany towar oraz samoczynne wznawianie gdy będzie miała miejsce jego dostawa. Nie musimy dzięki temu niemalże w ogóle kontrolować tego jakie oferty i gdzie mamy aktualnie wystawione. System zrobi to za nas.

Statusy, statusy i jeszcze raz statusy

Baselinker opiera się w dużej mierze na statusach realizacji zamówień. Jakich statusach? Jakich sobie tylko wymarzysz!

W Baselinkerze możemy utworzyć wedle uznania, dowolną ilość statusów, które nazwiemy jak nam się tylko podoba. Nadając im nazwy odpowiadające poszczególnym etapom realizacji zamówień, jakie występują w naszej firmie, możemy w prosty i przejrzysty sposób zarządzać całym procesem ich obsługi. Do poszczególnych statusów możemy też nadać uprawnienia tylko danym pracownikom, dzięki czemu np. dział wysyłek nie będzie widział zamówień, które jeszcze nie są gotowe do pakowania.

Automatyczne akcje, czyli tam gdzie dzieje się magia

Obok statusów zamówień drugą najważniejszą składową Baselinkera są automatyczne akcje. Potencjał ich zastosowań ogranicza tylko nasza wyobraźnia i stanowią one trzon systemu. Automatyczne akcje, jak sama ich nazwa wskazuje, pozwalają ustawić działania, które będą wykonywały się automatycznie, na zasadzie przyczyna – skutek, lub akcja – reakcja. Odpowiednio dobrane i skonfigurowane akcje mogą za nas wykonywać niemalże całą pracę związaną z obsługą zamówień, od etapu ich pobrania do systemu, poprzez weryfikację płatności, poprawności i kompletności, wysyłanie powiadomień mailowych, SMS-owych, aż po wygenerowanie listów przewozowych i dokumentów sprzedażowych. Oszczędności czasu, pieniędzy i innych zasobów płynące z użycia odpowiednio skonfigurowanych akcji automatycznych mogą być dosłownie gigantyczne!

Wszędzie, jak okiem sięgnąć, INTEGRACJE

Trzeci, wcale nie mniej istotny element systemu Baselinker to gigantyczna baza gotowych integracji. Dzięki nim, dosłownie kilkoma kliknięciami, bez żmudnej, drogiej i czasochłonnej pracy programistycznej łączysz swój system np. z nową firmą kurierską, albo z nowym kanałem sprzedaży, bazą danych hurtowni czy też systemem do księgowości online lub programem klasy ERP. 

Twórcy systemu za punkt honoru postawili sobie przystosowanie Baselinkera do współpracy z każdym popularnym sklepem, marketplace’em, kurierem, hurtownią czy też innymi programami wspierającymi sprzedaż, a ilość dostępnych integracji stale rośnie. Efektem tych starań jest fakt, iż ciężko obecnie znaleźć „coś” z czym Baselinker nie jest kompatybilny.

Co istotne, system jest cały czas aktualizowany, więc jeśli nastąpi jakaś zmiana w funkcjonowaniu danego kanału sprzedaży, programu czy usługi, to Baselinker będzie na to gotów, dzięki czemu nigdy nie zostaniesz w tyle ze względu na przestarzały system.

Manager produktów czyli wbudowany magazyn

Baselinker posiada też mocno rozbudowany moduł do zarządzania produktami i stanami magazynowymi. Możemy do niego zarówno wgrać wcześniej używaną bazę produktów, stworzyć ją na nowo, albo zaimportować oferty np. z Allegro i na ich podstawie stworzyć osobne pozycje w magazynie. Dzięki temu możemy zarządzać stanami magazynowymi oferowanych przez nas produktów w tym samym miejscu gdzie obsługujemy zamówienia.

Manager produktów to jednak nie tylko lista nazw, stanów i ewentualnych kodów rozróżniających dane towary. To wiele więcej, jak choćby miejsce gdzie możemy przechowywać opisy, zdjęcia i parametry danego towaru co umożliwia proste i szybkie wystawianie ofert w dowolnym zintegrowanym z Baselinkerem kanale sprzedaży. To także moduł pozwalający wysyłać zamówienia towaru do dostawców przy ustalonym przez nas progu minimalnym oraz funkcjonalny system magazynowy, gdzie wprowadzimy lokalizacje poszczególnych produktów co ułatwi magazynierom proces ich zbierania. „Wisienka na torcie” – Asystent pakowania

System Baselinker oferuje również funkcję pod nazwą Asystent Pakowania, która składa się z wielu narzędzi, bardzo przydatnych podczas zbierania towarów do wysłania oraz ich pakowania. Te najbardziej istotne to chociażby funkcja, która po zaznaczeniu dowolnej ilości zamówień pogrupuje te same produkty w różnych zamówieniach, posortuje po ich lokalizacja na magazynie co w znacznym stopniu zmniejszy dystans jaki należy pokonać i czas, który trzeba na to poświęcić, aby je zebrać i dostarczyć do stanowisk pakowania.

Baselinker, po wprowadzeniu do bazy danych wymiarów i wag produktów pozwoli również dobrać rekomendowany gabaryt kartonu, który należy zastosować, aby zapakować wszystkie produkty w zamówieniu co oszczędzi nam zastanawiania się nad tym.

Najważniejsza jest jednak sama funkcja pakowania. Korzystając z asystenta, osoba pakująca widzi listę produktów, które ma zapakować. Możemy tutaj ustawić wiele opcji, jak np. wyświetlanie zdjęcia, nazwy i ilości sztuk. Baselinker pozwala w tym przypadku zarówno używać skanera kodów / kolektora danych, jak również kolejne produkty oznaczać jako spakowane ręcznie. Wszystko zależy od naszych preferencji i tego jak zdecydujemy się system skonfigurować. Mamy też ciekawą możliwość automatycznego sfotografowania produktów (jeśli zintegrujemy system z odpowiednią kamerą) po oznaczeniu zamówienia jako spakowane co pozwala udokumentować towary jakie zostały spakowane do danego zamówienia.

Personalizacja i mobilność

Wszystkie wyżej wymienione funkcje oraz zakres w jakim z nich korzystamy, można w Baselinkerze spersonalizować. Oznacza to, że możemy korzystać z systemu w pełni lub tylko w części w zależności od naszych potrzeb. Niemalże wszystko da się dostosować pod nas, naszą firmę, typ i sposób prowadzonej działalności.

Co istotne możemy z systemu korzystać wszędzie, gdzie tylko mamy dostęp do Internetu, gdyż pracuje on całkowicie w chmurze. Nie musimy zatem obawiać się o wymagania systemowe lub awarię komputera. Nawet jeśli do tego dojdzie, korzystając z danych logowania do naszego konta, możemy używać Baselinkera na dowolnym innym komputerze, laptopie, a nawet tablecie czy smartfonie.

Więcej za więcej, mniej za mniej czyli słów kilka o opłatach

Wszystko ładnie, pięknie, ale zapewne w Twojej głowie pojawia się pytanie, ile to cudo, wychwalane przeze mnie jak tylko się da kosztuje. Baselinker jak większość obecnie stosowanych aplikacji webowych udostępniany jest w formie abonamentowej. Należy jednak podkreślić, że wysokość abonamentu nie jest stała, tylko uzależniona od wolumenu sprzedaży.

Jeśli zatem dopiero zaczynasz w branży, masz dosłownie kilka zamówień tygodniowo, ale chcesz od razu zacząć pracę na dobrym, rozwojowym systemie, to Baselinker jest rozwiązaniem dla Ciebie, ponieważ najtańszy abonament to na dzień dzisiejszy (11.04.2022) zaledwie 39zł miesięcznie. Do tego żadnych umów, okresów wypowiedzenia, dodatkowych zobowiązań.

Dodam, że wraz z rozwojem Twojej firmy i zwiększeniem ilości zamówień nie musisz dosłownie nic zmieniać, podpisywać aneksów czy zgłaszać prośby o zwiększenie możliwości systemu. Przy większej sprzedaży automatycznie przechodzisz na wyższy abonament.

Konfiguracja i wsparcie Baselinkera

Na koniec poruszę kwestię, która wiem, że wiele osób odrzuca od Baselinkera, a mianowicie konieczność skonfigurowania systemu. Podkreślę tutaj, że w momencie gdy zaczynamy korzystać z Baselinkera to jest on „goły” i nie robi dosłownie nic. To od nas zależy jak ma działać i w jakim zakresie. Trzeba natomiast wiedzieć jak to ustawić.

Jeśli obawiasz się, że jest to ponad Twoje siły, nie masz na to czasu, lub po prostu wolisz to komuś zlecić i nie zaprzątać sobie tym głowy, to polecam skorzystać z profesjonalnych usług wdrożenia Baselinkera, świadczonych przez IMPLEMO.

Zaufały nam już setki sklepów w Polsce, więc możesz być spokojny, że Twojego Baselinkera skonfigurujemy najlepiej jak się da. Możemy też świadczyć dla Ciebie stałe lub doraźne wsparcie w zakresie obsługi i konfiguracji systemu.

Tytułowe narzędzie jest Ci już mniej lub bardziej znane, ale nie do końca jesteś sobie w stanie wyobrazić, w jaki sposób można by z niego korzystać? W niniejszym artykule przedstawię prosty, ale dość popularny przykład, jak może działać system Baselinker, co mam nadzieję przybliży Ci potencjał i możliwości jakie daje użytkownikom.

Możliwości zastosowania w sklepie internetowym 

Przykładowy, dość prosty schemat, polecany przez nas oraz bardzo często wybierany przez naszych Klientów wygląda następująco.

Akcje odpowiedzialne za status płatności

Pobrane z dowolnego źródła, czy to Allegro, własny sklep internetowy czy inny marketplace, zamówienie trafia do statusu OCZEKIWANIE NA WPŁATĘ, gdzie przy użyciu odpowiedniej konfiguracji, sprawdzane jest czy zamówienie jest opłacone lub czy wybrano wysyłkę za pobraniem. W przypadku braku płatności zamówienie pozostaje w tym statusie. Stosujemy w tym miejscu automatyczną akcję, która po np. 2 dniach roboczych wysyła Klientowi wiadomość e-mail z przypomnieniem o dokonaniu wpłaty, dzięki czemu zmniejszamy ilość porzuconych zamówień. Co więcej, jeśli wpłata przez kilka kolejnych dni nie zostanie odnotowana, lub forma płatności nie zostanie zmieniona na pobranie, to zamówienie zostaje automatycznie przeniesione do statusu ANULOWANE, a dodatkowo system automatycznie przekazuje informację do kanału sprzedaży.

Ponadto, w przypadku Allegro, system automatycznie występuje również o zwrot naliczonej prowizji. Jeśli zamówienie zostanie opłacone, to zostanie bezobsługowo przekazane do dalszej realizacji.

Uwagi kupującego do zamówienia

Gdy płatność jest potwierdzona, zamówienie automatycznie „wędruje” dalej, do statusu UWAGI KUPUJĄCEGO, gdzie sprawdzane jest czy Klient w momencie dokonywania zakupu wpisał jakikolwiek komentarz. Jeśli takowy występuje, to zamówienie zostaje w tym miejscu i czeka, aż pracownik odpowiedzialny za te kwestie zweryfikuje co napisał Klient i w razie potrzeby podejmuje stosowne działania.

Akcje odpowiedzialne za proces pakowania i wysyłki 

W przypadku braku uwag zamówienie trafia do statusu DO REALIZACJI gdzie system w oparciu o zastosowaną konfigurację i automatyzację sprawdza jaką klient wybrał formę wysyłki i tworzy odpowiednią etykietę. 

Po prawidłowym utworzeniu etykiety zamówienie samoczynnie przenoszone jest do statusu o przykładowej nazwie ZBIERANIE, gdzie pracownicy magazynu, odpowiedzialni za ten etap, zajmują się kompletowaniem towaru i dostarczeniem do stanowisk pakowania. Po zebraniu, pracownik oznacza zamówienie jako zebrane ręcznie, lub w razie korzystania ze skanera/kolektora danych następuje to automatycznie.

Dzięki temu zamówienie trafia do statusu PAKOWANIE skąd jest pobierane ręcznie w odpowiedniej kolejności, przez pracownika odpowiedzialnego za pakowanie i wysyłkę. W razie potrzeby proces rozdzielania zamówień na poszczególne stanowiska pakowania, również może zostać zautomatyzowany.

Akcje odpowiedzialne za drukowanie etykiet nadawczych

Gdy zamówienie zostaje oznaczone jako spakowane, system drukuje wygenerowaną wcześniej etykietę nadawczą do zamówienia oraz, jeśli wybierzemy taką opcję, dodatkowy dokument jak np. formularz reklamacji/zwrotu, kartę gwarancyjną, ulotkę informacyjną czy co sobie tylko zażyczymy.

Wszelkiego typu dokumenty, nazywane w Baselinkerze Szablonami Wydruku, możemy stworzyć wedle własnego uznania i potrzeb, a także częściowo zautomatyzować, aby niektóre dane zaczytywały się z zamówienia.

Automatyczne generowanie dokumentów sprzedaży – faktur lub paragonów

Następnie, po oznaczeniu jako spakowane, zamówienie automatycznie trafia do statusu SPAKOWANE, po czym zostaje do niego wystawiony dokument sprzedaży zgodny z wyborem Klienta (paragon lub faktura). Typ dokumentu jest automatycznie rozpoznawany przez system, dzięki właściwej konfiguracji.

Dodatkowo na tym etapie, wiele firm, które obsługiwaliśmy, decyduje się na wysłanie powiadomienia mailowego do Klienta z dowodem zakupu, linkiem do śledzenia przesyłki oraz kilkoma istotnymi informacjami o zamówieniu i jego realizacji.

Na tym jeszcze nie koniec. Po odebraniu paczki przez spedytora lub jej nadaniu w punkcie, system monitoruje drogę przesyłki sprawdzając zmieniające się statusy u kurierów. W razie gdyby przesyłka napotkała jakiś problem na swojej drodze lub nie została odebrana, zamówienie zostaje przeniesione do statusu PROBLEM Z PRZESYŁKĄ lub ZWROT DO NADAWCY, co pozwala w łatwy sposób znaleźć potencjalnie problematyczne sytuacje i zareagować wcześniej.

Jeśli natomiast przesyłka zostaje dostarczona, to zamówienie trafia do statusu DOSTARCZONE, co wieńczy jego drogę pośród ustawionych przez nas statusów.

Baselinker – co daje automatyzacja obsługi zamówień w sklepie internetowym?

Analizując powyższy przykład warto podkreślić co daje nam taka konfiguracja w odniesieniu do sklepu internetowego, w którym Baselinker został wdrożony.

Skalowalność – obsługa dowolnej liczby zamówień w e-commerce

Po pierwsze skalowalność, gdzie w ten sam schemat realizacji możemy wpiąć zamówienia z dowolnych źródeł. System konfigurujemy tak, że niezależnie od pochodzenia, zamówienia realizują się w taki sam sposób, z uwzględnieniem ewentualnych, charakterystycznych dla niektórych kanałów sprzedaży kwestii, które znamy i umiemy właściwie podporządkować pod tworzoną przez nas logikę realizacji.

Tym samym system będzie działał dobrze gdy sprzedajesz tylko w jednym kanale, np. na Allegro, a także gdy dodasz do tego własny sklep internetowy oraz inne platformy marketplace.

Oczywiście Baselinker będzie wymagał stosownej rekonfiguracji, w momencie gdy zostanie wdrożony nowy kanał sprzedaży, ale nie stanowi to żadnego problemu oraz nie wymaga dodatkowych, szeroko zakrojonych działań.

Ważne jest również to, że rozwijając swój sklep nie będzie trzeba zmieniać systemu na inny, bo Baselinker może z Tobą zostać nawet gdy będziesz realizować kilkadziesiąt tysięcy zamówień miesięcznie.

A gdy jeszcze będziesz na etapie kilkuset czy nawet kilkudziesięciu to za abonament, bo w takiej formie płatności oferowany jest Baselinker, zapłacisz mniej, aby przesadnie nie obciążać Cię kosztami.

Oszczędność pieniędzy, czasu i liczby potencjalnych błędów

Po drugie ogromną oszczędność pieniędzy i czasu oraz zmniejszenie ilości błędów. Wynika to z zastosowania automatyzacji i przejęcia przez system działań takich jak choćby tworzenie etykiety przewozowej czy dokumentu sprzedaży. W jednym z poprzednich artykułów na naszym blogu przeliczałem o jakiego rzędu kwotach mówimy.

Podobnie z kwestią płatności za zamówienie. Te nieopłacone nie trafią do pakowania, przez co nie ma ryzyka, że omyłkowo wyślesz towar, za który Klient nie zapłacił. Zamówienia z płatnością za pobraniem nigdy więcej nie zostaną wysłane bez zaznaczonej opcji pobrania z powodu błędu ludzkiego.

Przejrzystość systemu i łatwość wdrażania nowych pracowników

Po trzecie przejrzystość systemu i łatwość wdrażania nowych pracowników. Przyjazny użytkownikowi interfejs oraz prostota działania sprawiają, że zarówno obecni pracownicy z łatwością opanują system po jego wdrożeniu, jak również nowi szybko nauczą się na nim pracować.

Przedstawiony schemat to tylko jeden z tysięcy możliwych wariantów oraz względnie skromny przykład możliwości. Baselinker jest na tyle rozbudowanym i wielozadaniowym systemem, że jesteśmy go w stanie spersonalizować i dopasować do praktycznie każdych potrzeb, a mnogość zadań, które możesz mu powierzyć jest tak ogromna, że zanudziłbym Cię na śmierć, gdybym chciał o wszystkich opowiedzieć ????

Pamiętaj, że w oparciu o nasze wieloletnie doświadczenie w branży e-commerce, a także na bazie setek przeprowadzonych wdrożeń, możemy skonfigurować system dokładnie tak jak sobie życzysz, jak również po uprzednio przeprowadzonym audycie, przedstawić Ci kompleksowe rozwiązanie zaprojektowane przez nas i usprawniające działanie Twojej firmy.

Zainteresowany/a? Zapraszam do IMPLEMO. Sprawdź też nasze case studies.