Benchmark – co to jest? Kiedy warto zastosować?

W warunkach zaciętej rywalizacji rynkowej przedsiębiorstwa nieustannie dążą do zwiększenia efektywności i wyprzedzenia konkurencji. Wśród narzędzi służących temu celowi, na pierwszy plan wysuwa się benchmarking. Czym właściwie jest benchmark i w jakich sytuacjach może okazać się istotny dla sukcesu firmy? Jakie formy może przybierać? Przeczytaj nasz artykuł, poznaj rodzaje benchmarkingu i dowiedz się, jak możesz wykorzystać je w swoim biznesie.

Spis treści:

1. Czym jest benchmark?
2. Rodzaje benchmarkingu
3. Kiedy warto zastosować benchmarking?
4. Jak przeprowadzić proces benchmarkingu?
5. Benchmarking w e-commerce

Czym jest benchmark?

Benchmarking, choć kojarzony głównie z nowoczesnymi metodami zarządzania, ma swoje korzenie w dawnych praktykach handlowych i technicznych. Pojęcie „benchmark” wywodzi się z geodezji, gdzie oznaczało punkt odniesienia w pomiarach wysokości terenu. Termin ten został następnie zaadaptowany do innych dziedzin, w tym do zarządzania i biznesu.

W kontekście biznesowym odnosi się do analizy porównawczej, która pozwala firmom ocenić własne wyniki na tle innych podmiotów na rynku. W ten sposób benchmark stanowi punkt odniesienia, względem którego przedsiębiorstwa mogą ocenić skuteczność swoich działań, procesów, a nawet decyzji inwestycyjnych.

W praktyce benchmarking polega na porównywaniu własnych procesów i ich wyników z tymi stosowanymi przez inne organizacje, zwykle uznawane za liderów w danej branży. Zbieranie danych na temat działań firm konkurencyjnych pozwala zidentyfikować najlepsze praktyki, które można zaimplementować we własnym przedsiębiorstwie.

Uznaje się, że amerykańska spółka Rand Xerox Co była pierwszym przedsiębiorstwem, która zastosowało benchmarking w kontekście analizy porównawczej. W latach 70. firma ta, mierząc się z poważnymi problemami, postanowiła przeanalizować procesy produkcyjne i strategie swoich japońskich rywali. Dzięki porównaniu swoich wyników z konkurencją Xerox zidentyfikował obszary wymagające poprawy, co pomogło firmie wyjść z kryzysu.

Rodzaje benchmarkingu

Istnieje kilka różnych typów benchmarkingu, z których każdy skupia się na innym aspekcie działalności organizacji. Poniżej znajdziesz rodzaje benchmarkingu, które warto rozważyć w zależności od potrzeb twojej firmy.

Benchmarking funkcjonalny

Polega na porównywaniu określonych funkcji lub procesów wewnątrz firmy z tymi realizowanymi przez inne organizacje, które mogą, ale nie muszą działać w tej samej branży. Przykładowo, firma A może porównywać swoje procesy obsługi klienta z praktykami firmy B, która jest uznawana za lidera w tej dziedzinie. Celem jest poprawa wydajności poprzez adaptację najlepszych rozwiązań stosowanych w różnych branżach.

Benchmarking procesowy

To porównanie konkretnych procesów operacyjnych, takich jak produkcja, logistyka czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki analizie różnych aspektów działalności gospodarczej firmy mogą zidentyfikować obszary, w których możliwe jest osiągnięcie lepszych wyników. W ramach tego typu benchmarkingu szczególnie istotne jest porównywanie wyników zarządzania w różnych obszarach działalności.

Benchmarking strategiczny

Koncentruje się na porównywaniu strategii biznesowych i długoterminowych planów rozwoju firmy. Jest stosowany w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej poprzez analizę strategii stosowanych przez liderów rynkowych w danej branży. Firmy, które chcą utrzymać lub wzmocnić swoją pozycję na rynku, mogą zastosować benchmarking strategiczny, aby lepiej dostosować swoje plany do zmieniających się warunków rynkowych.

Benchmarking wewnętrzny

Polega na porównywaniu procesów i wyników w różnych jednostkach czy działach tej samej organizacji. Może to obejmować analizę porównawczą działań poszczególnych zespołów, oddziałów czy filii w celu ustalenia, które z nich osiągają najlepsze wyniki i jakie są tego przyczyny. Ten typ benchmarkingu często stosowany jest w dużych organizacjach, aby zidentyfikować i wdrożyć najlepsze praktyki w całej firmie.

Kiedy warto zastosować benchmarking?

Benchmarking może być skutecznym narzędziem dla firm, które chcą poprawić swoje wyniki w różnych obszarach działalności. Jego zastosowanie jest szczególnie uzasadnione w kilku przypadkach.

Presja konkurencyjna

Jednym z najczęstszych powodów, dla których firmy decydują się na benchmarking, jest narastająca presja ze strony bezpośredniej konkurencji. W warunkach silnej konkurencji przedsiębiorstwa mogą zacząć odczuwać, że są wyprzedzane przez rywali pod względem wydajności, jakości produktów lub innowacyjności. Taka sytuacja może prowadzić do spadku udziałów rynkowych, pogorszenia wizerunku marki czy nawet utraty klientów.

W takich przypadkach benchmarking pozwala:

• Zidentyfikować obszary do poprawy – analiza procesów konkurencji pomaga odkryć, które aspekty działalności firmy nie funkcjonują na optymalnym poziomie.
• Poznać najlepsze praktyki branżowe – dzięki analizie porównawczej firma może dostrzec sposoby na lepsze zarządzanie zasobami, produktywność czy innowacje technologiczne.
• Lepsze zrozumienie rynkowej pozycji – benchmarking umożliwia obiektywne spojrzenie na pozycję firmy względem konkurencji i pozwala określić obszary wymagające poprawy.

Chęć poprawienia wydajności

Jeśli organizacja dąży do optymalizacji procesów w celu zwiększenia swojej wydajności, benchmarking pozwala na wyznaczenie obszarów, gdzie można wprowadzić zmiany. Wydajność operacyjna jest jednym z ważniejszych elementów sukcesu firmy, szczególnie w obszarach takich jak produkcja, logistyka, zarządzanie zasobami ludzkimi czy marketing.

Dzięki benchmarkingowi firma może:

• Analizować procesy operacyjne – poprzez porównywanie wydajności procesów wewnętrznych z wynikami innych firm, można wykryć słabe ogniwa w łańcuchu produkcji czy dostaw.
• Poszukiwać innowacyjnych rozwiązań – analiza działań liderów rynkowych pomaga odkrywać sposoby na automatyzację procesów, redukcję kosztów i usprawnienie pracy zespołów.
• Mierzyć efektywność działań – benchmarking pozwala ustalić konkretne wskaźniki efektywności (KPI), które mogą być podstawą do ciągłego doskonalenia i monitorowania postępów.

Potrzeba identyfikacji najlepszych praktyk

Firmy, które stawiają na innowacje i poszukują sposobów na zwiększenie efektywności, często sięgają po benchmarking, aby odkryć, jakie praktyki stosują liderzy w danej branży lub ogólnie na rynku. Pozwala to na wprowadzenie sprawdzonych rozwiązań bez konieczności inwestowania czasu i środków w eksperymenty czy badania.

Korzyści, jakie w tym zakresie daje benchmarking to:

• Oszczędność zasobów – zamiast tworzyć nowe procesy od podstaw, firma może zaadaptować już sprawdzone metody, co pozwala uniknąć kosztownych błędów.
• Wiarygodność rozwiązań – sprawdzanie, co działa u najlepszych graczy w branży, daje pewność, że wprowadzone innowacje przyniosą oczekiwane rezultaty.
• Wymiana doświadczeń – benchmarking to nie tylko obserwowanie innych, ale także aktywna wymiana doświadczeń między firmami, która prowadzi do wzajemnych korzyści.

Rozwój strategii

Benchmarking może pomóc w opracowaniu lub korekcie długoterminowej strategii, dostosowanej do zmieniających się trendów rynkowych i wymagań klientów. Pozwala na porównanie planów i działań firmy z podejściem stosowanym przez liderów rynkowych lub innowacyjne przedsiębiorstwa w innych sektorach. Dzięki temu możliwe jest:

• Dostosowanie do trendów rynkowych – firma może kształtować swoje działania strategiczne na podstawie nowych trendów i technologii, które okazały się skuteczne w innych organizacjach.
• Optymalizowanie procesów decyzyjnych – benchmarking pozwala na poprawienie jakości decyzji strategicznych, opierając je na konkretnych danych o tym, co działa na innych rynkach.
• Budowanie przewagi konkurencyjnej – porównanie strategii własnej firmy z liderami rynku pozwala lepiej dostosować cele do przyszłych wyzwań, a także szybciej reagować na zmiany rynkowe.

Jak przeprowadzić proces benchmarkingu?

Aby proces benchmarkingu był skuteczny, konieczne jest przeprowadzenie go w kilku podstawowych krokach. Poniżej omawiamy, jak przeprowadzić proces benchmarkingu, aby osiągnąć najlepsze efekty:

1. Określenie celu benchmarkingu – pierwszym krokiem w procesie benchmarkingu jest jasne określenie celów. Firma musi zrozumieć, co chce osiągnąć, czy to poprawa efektywności produkcji, zwiększenie satysfakcji klientów, czy optymalizacja kosztów operacyjnych. Precyzyjne określenie celu jest kluczowe, ponieważ pozwala na skupienie się na najistotniejszych aspektach działalności i kieruje wysiłki na te obszary, które mają największy wpływ na ogólną wydajność.
2. Wybór firm do porównania – Kolejnym krokiem jest wybór firm, które będą stanowić punkt odniesienia. Ważne jest, aby wybrać organizacje o podobnym profilu działalności, działające w tej samej lub podobnej branży, lub liderów rynkowych, którzy osiągają lepsze wyniki w danym obszarze. Dobór odpowiednich firm jest kluczowy, ponieważ daje pewność, że porównanie będzie miarodajne i dostarczy przydatnych wniosków. Firmy te nie muszą być bezpośrednimi konkurentami.
3. Zbieranie danych – dane mogą obejmować zarówno wskaźniki wydajności, jak i szczegóły dotyczące procesów, kosztów, czasu realizacji działań czy poziomu satysfakcji klientów. W tym kroku ważne jest, aby gromadzić dane w sposób systematyczny i rzetelny, korzystając z różnych źródeł, takich jak raporty branżowe, dane publiczne, ankiety czy informacje udostępniane przez same firmy.
4. Analiza porównawcza – Na etapie analizy porównawczej firma porównuje swoje dane z danymi konkurencji lub liderów branżowych. Celem tej analizy jest identyfikacja obszarów, w których firma osiąga gorsze wyniki, oraz zrozumienie, jakie praktyki stosowane przez inne organizacje mogą zostać zaadaptowane. Analiza może obejmować różne wskaźniki, takie jak koszty operacyjne, efektywność procesów, poziom innowacyjności czy zadowolenie klientów.
5. Implementacja najlepszych praktyk – Ostatnim krokiem jest wdrożenie najlepszych praktyk zidentyfikowanych podczas procesu benchmarkingu. Firma powinna na podstawie analizy wybrać te rozwiązania, które najlepiej odpowiadają jej potrzebom i są możliwe do wdrożenia. Wprowadzanie zmian musi być dobrze zaplanowane, aby nie zakłócić działania firmy i przynieść oczekiwane efekty.

Proces benchmarkingu to skomplikowane, ale bardzo efektywne narzędzie. Przeprowadzony prawidłowo proces może pomóc firmie w osiągnięciu przewagi konkurencyjnej, poprawie wydajności oraz wprowadzeniu innowacyjnych rozwiązań, co pozytywnie wpłynie na jej rozwój i wyniki na rynku.

Benchmarking w e-commerce

Podobnie jak w innych sektorach biznesu, również w e-commerce benchmarking jest nieocenionym narzędziem dla firm dążących do poprawy swoich wyników i uzyskania przewagi konkurencyjnej. Z jego pomocą przedsiębiorstwa działające w handlu internetowym mogą ulepszać swoje działania, zwiększać konwersje, optymalizować procesy sprzedażowe oraz lepiej zaspokajać potrzeby klientów.

Korzyści, jakie benchmarkingu daje w branży e-commerce, to m.in.:

• Analiza konwersji i efektywności kampanii marketingowych – porównując swoje wskaźniki konwersji i skuteczność kampanii reklamowych z innymi firmami, firma może zidentyfikować najlepsze kanały marketingowe i optymalizować swoje strategie.
• Optymalizacja ścieżki zakupowej – benchmarking procesowy w e-commerce może obejmować porównanie etapów procesu zakupowego we własnym sklepie oraz w sklepach konkurencji. Dzięki temu można poprawić jakość obsługi klienta i zmniejszyć wskaźnik porzuconych koszyków.
• Logistyka i zarządzanie zapasami – w branży e-commerce benchmarking funkcjonalny może pomóc firmom w lepszym zarządzaniu łańcuchem dostaw, a także w optymalizacji logistyki.
• Wydajność strony internetowej – ważnym obszarem, który może być poddany analizie porównawczej, jest wydajność strony internetowej, w tym czas ładowania, dostępność i responsywność. Firmy mogą korzystać z narzędzi do porównywania szybkości swoich stron z innymi w danej branży, co pozwala na poprawę UX i zdobycie wyższych pozycji w wynikach wyszukiwania.

Benchmarking jest jedną z popularnych metod doskonalenia organizacji i jej działań bez względu na branżę. Poprzez porównywanie wyników danej firmy z innymi przedsiębiorstwami na rynku dostarcza cennych informacji, które pozwalają jej poprawić efektywność, zwiększyć innowacyjność i osiągnąć lepsze wyniki w różnych aspektach działalności gospodarczej.