Outsourcing – co to jest? Kiedy warto skorzystać?
Outsourcing to jedno z najskuteczniejszych narzędzi, które pomaga firmom obniżyć koszty, zwiększyć efektywność i skupić się na tym, co naprawdę istotne. Czy zastanawiasz się, czy warto zlecić część zadań zewnętrznej firmie, zamiast zatrudniać nowych pracowników? W tym artykule dowiesz się, czym jest outsourcing, jak działa, w jakich sytuacjach może przynieść największe korzyści oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego partnera. Odkryj, jak outsourcing może usprawnić działanie Twojej firmy!
Spis treści:
- Outsourcing – co to jest?
- Historia i geneza outsourcingu
- Jak outsourcing wpływa na funkcjonowanie firmy i jakie przynosi korzyści?
- Outsourcing zewnętrzny a wewnętrzny – jak to działa?
- Kiedy warto skorzystać z firmy zewnętrznej?
- Outsourcing – przykłady obszarów
Outsourcing – co to jest?
Outsourcing, czyli korzystanie z zewnętrznych zasobów, to strategia biznesowa, która polega na zlecaniu firmie zewnętrznej realizacji wybranych procesów biznesowych, które wcześniej były wykonywane wewnątrz organizacji. Pojęcie outsourcingu pochodzi z angielskiego terminu „outside resource using” i oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł oraz specjalistycznej wiedzy. Outsourcing zewnętrzny polega na przekazywaniu firmom outsourcingowym odpowiedzialności za konkretne zadania, takie jak księgowość, obsługa IT, zarządzanie zasobami ludzkimi, a nawet usługi logistyczne.
Stosowanie outsourcingu pozwala firmom skupić się na swojej podstawowej działalności, delegując mniej kluczowe zadania firmom zewnętrznym, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i elastyczności działania. Outsourcing usług IT, outsourcing pracowniczy czy business process outsourcing (BPO) to przykłady obszarów, w których firmy często decydują się na korzystanie z usług outsourcingowych. Dzięki temu zewnętrzne zasoby oraz specjalistyczna wiedza zostaną przekazane firmie zewnętrznej, a przedsiębiorstwo może skupić się na tym, co najważniejsze.
Historia i geneza outsourcingu
Choć pojęcie outsourcingu wydaje się nowoczesnym rozwiązaniem, outsourcing zewnętrzny ma swoje korzenie w odległej historii. Przykładem stosowania outsourcingu jest Napoleon Bonaparte, który zlecał firmom zewnętrznym dostarczanie amunicji oraz logistykę dla swoich wojsk. Outsourcing pozwalał jego armii skupić się na walce, podczas gdy firmy zewnętrzne przejmowały obsługę logistyczną. To pierwszy przykład outsourcingu usług logistycznych, który pokazał, jak elastyczne i skuteczne może być korzystanie z zewnętrznych dostawców.
W późniejszych latach Henry Ford również dostrzegł korzyści płynące z outsourcingu. Ford zrozumiał, że jeśli firma nie potrafi wykonywać pewnych zadań lepiej niż konkurencja, outsourcing usług zewnętrznej firmie jest najlepszym rozwiązaniem. Dzięki outsourcingowi Ford mógł skoncentrować się na swojej podstawowej działalności – produkcji samochodów, zlecając zewnętrznym firmom zadania takie jak dostarczanie części czy zarządzanie zasobami logistycznymi.
Współczesny rozwój outsourcingu zyskał na znaczeniu w drugiej połowie XX wieku, kiedy globalizacja otworzyła drzwi do outsourcingu usług do krajów takich jak Indie czy Chiny. Firmy zewnętrzne zaczęły oferować outsourcing IT, księgowości, a także outsourcing gastronomiczny czy outsourcing kapitałowy, co pozwoliło przedsiębiorstwom na obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności.
Jak outsourcing wpływa na funkcjonowanie firmy i jakie przynosi korzyści?
Outsourcing ma ogromny wpływ na sposób funkcjonowania firm, oferując szereg korzyści, które mogą poprawić ich wydajność i konkurencyjność. Oto najważniejsze z nich:
- Obniżenie kosztów operacyjnych – zlecanie zadań zewnętrznym firmom pozwala przedsiębiorstwom redukować koszty związane z zatrudnieniem, szkoleniem pracowników czy inwestowaniem w infrastrukturę. Outsourcing eliminuje także potrzebę utrzymywania działów zajmujących się funkcjami niezwiązanymi bezpośrednio z podstawową działalnością firmy,
- Dostęp do specjalistycznej wiedzy – outsourcing umożliwia firmom korzystanie z zasobów zewnętrznych, które posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w określonych dziedzinach, takich jak IT, logistyka, HR czy marketing. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą korzystać z najnowszych technologii i know-how bez konieczności inwestowania w rozwijanie tych kompetencji wewnętrznie,
- Elastyczność działania – outsourcing pozwala firmom na większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków rynkowych. W przypadku wzmożonej aktywności rynkowej firma może szybko rozszerzyć zakres współpracy z zewnętrznymi dostawcami, a w czasie spowolnienia gospodarczego ograniczyć koszty poprzez redukcję usług outsourcingowych,
- Oszczędność czasu – przekazanie zadań firmom zewnętrznym pozwala pracownikom skupić się na strategicznych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Dzięki outsourcingowi firma nie musi martwić się o szkolenia, rekrutację czy zarządzanie zasobami potrzebnymi do realizacji zadań mniej istotnych dla jej rozwoju,
- Redukcja ryzyka – wiele firm decyduje się na outsourcing ze względu na możliwość przeniesienia części odpowiedzialności na zewnętrznych dostawców. Dotyczy to zwłaszcza obszarów takich, jak księgowość, gdzie ryzyko błędów czy naruszeń regulacyjnych może zostać zminimalizowane poprzez współpracę z wyspecjalizowanymi firmami, które posiadają odpowiednie ubezpieczenia i certyfikaty.
Outsourcing zewnętrzny a wewnętrzny – jak to działa?
Outsourcing zewnętrzny i wewnętrzny to dwa podstawowe modele zlecania zadań innym podmiotom, które różnią się od siebie zakresem i charakterem współpracy.
Outsourcing zewnętrzny polega na przekazywaniu konkretnych procesów lub usług firmie zewnętrznej, niezwiązanej bezpośrednio z przedsiębiorstwem. Jest to najbardziej powszechny model outsourcingu, w którym firma decyduje się na współpracę z dostawcą usług specjalizującym się w danej dziedzinie. Przykładami mogą być zlecanie obsługi IT, księgowości, czy procesów logistycznych innym podmiotom.
Z kolei outsourcing wewnętrzny, zwany również outsourcingiem kapitałowym, odbywa się wewnątrz struktury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa, najczęściej w ramach spółek zależnych. Przedsiębiorstwo może stworzyć wewnętrzny dział lub oddzielną firmę-córkę, która będzie odpowiadała za realizację określonych zadań. Choć działalność tych jednostek jest formalnie oddzielna, to w praktyce działa ona jako część tej samej organizacji. Przykładem może być wewnętrzny dział IT, który świadczy usługi na rzecz całej grupy kapitałowej.
Kiedy warto skorzystać z firmy zewnętrznej?
Outsourcing może być niezwykle korzystnym rozwiązaniem, ale warto wiedzieć, w jakich sytuacjach przynosi on największe korzyści. Poniżej kilka kluczowych powodów, dla których przedsiębiorstwa decydują się na współpracę z firmami zewnętrznymi:
Brak specjalistycznej wiedzy wewnątrz firmy
Jeśli przedsiębiorstwo nie dysponuje zasobami ludzkimi ani wiedzą potrzebną do realizacji pewnych zadań, outsourcing jest naturalnym wyborem. Zamiast tworzyć nowe działy, zatrudniać specjalistów czy inwestować w szkolenia, firma może szybko i efektywnie skorzystać z usług outsourcingowych, uzyskując dostęp do doświadczonych ekspertów. Przykładem może być outsourcing IT, gdzie firmy zewnętrzne mają dostęp do najnowszych technologii i specjalistów z branży.
Chęć obniżenia kosztów operacyjnych
Outsourcing często wiąże się z oszczędnościami. Zatrudnienie pracowników na pełen etat, szkolenie ich i utrzymanie wymaga dużych nakładów finansowych. Przekazanie zadań firmie zewnętrznej eliminuje koszty związane z rekrutacją, szkoleniami, a także wynagrodzeniami podczas urlopów czy zwolnień. Outsourcing pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie budżetem – płacimy za usługi wtedy, gdy są nam potrzebne.
Oszczędność czasu
Przekazanie zadań firmie outsourcingowej pozwala przedsiębiorstwom zaoszczędzić czas, który musiałby być poświęcony na zarządzanie dodatkowymi procesami. Zewnętrzny dostawca usług bierze na siebie odpowiedzialność za ich realizację, co daje firmom wewnętrzny zespół więcej czasu na realizację kluczowych celów biznesowych.
Skalowanie biznesu
Outsourcing jest doskonałym rozwiązaniem dla firm, które chcą dynamicznie rozwijać swoją działalność. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa, pojawia się potrzeba obsługi większej liczby procesów, klientów czy projektów. Firmy outsourcingowe pomagają firmom skalować działalność, dostarczając zasoby, których potrzebują, bez konieczności zwiększania własnego zespołu.
Outsourcing – przykłady obszarów
Outsourcing sprawdza się w wielu różnych branżach i procesach biznesowych. Poniżej kilka przykładów obszarów, gdzie firmy często sięgają po outsourcing:
Outsourcing usług IT
Współpraca z firmami outsourcingowymi IT pozwala przedsiębiorstwom skorzystać z ekspertów ds. programowania, zarządzania infrastrukturą IT, wsparcia technicznego i zarządzania projektami informatycznymi. Outsourcing IT zapewnia firmie dostęp do najnowszych technologii i pomaga unikać problemów związanych z przestarzałym sprzętem czy oprogramowaniem.
Outsourcing HR
Outsourcing procesów kadrowych, takich jak rekrutacja, zarządzanie płacami czy prowadzenie szkoleń, pozwala firmom skupić się na rozwijaniu kluczowych działań. Agencje zatrudnienia oraz firmy specjalizujące się w zarządzaniu zasobami ludzkimi pomagają szybko i skutecznie przeprowadzić rekrutacje oraz dbają o prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Outsourcing logistyczny
Firmy z branży transportowej i logistycznej często zlecają obsługę łańcuchów dostaw, zarządzanie magazynami czy transport towarów firmom zewnętrznym. Outsourcing logistyczny umożliwia przedsiębiorstwom optymalizację kosztów transportu, poprawę efektywności zarządzania magazynem i sprawniejszą dystrybucję towarów.
Outsourcing marketingowy
Firmy outsourcingowe zajmujące się marketingiem mogą pomóc w prowadzeniu kampanii reklamowych, zarządzaniu mediami społecznościowymi czy tworzeniu strategii marketingowej. Outsourcing w tym obszarze pozwala na dostęp do nowoczesnych narzędzi i technologii marketingowych, co przekłada się na lepsze wyniki promocji firmy.