Automatyczne rozliczanie roboczogodzin
Każda firma, niezależnie od branży, dąży do maksymalizacji efektywności swoich działań. Jednym z obszarów, który często pochłania dużo czasu i jest podatny na błędy, jest ręczne rozliczanie roboczogodzin oraz wystawianie faktur. Dzięki automatyzacji tych procesów możliwe jest znaczne zwiększenie wydajności oraz redukcja kosztów. W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób ten problem rozwiązaliśmy w Implemo.

Dlaczego warto automatyzować procesy w firmie?
Ręczne wprowadzanie danych, obliczanie godzin pracy i generowanie faktur to zadania, które mogą zajmować wiele godzin każdego miesiąca. Automatyzacja tych procesów pozwala zaoszczędzić cenny czas, który można przeznaczyć na inne, bardziej strategiczne działania.
Często w procesie ręcznego rozliczania roboczogodzin dochodzi do błędów, które wymagają dodatkowego czasu na ich wykrycie i korektę. Automatyczne systemy są znacznie mniej podatne na błędy, a co za tym idzie — zwiększa się ich dokładność.
Automatyzacja umożliwia szybkie i sprawne przetwarzanie dużych ilości danych, co jest szczególnie istotne w firmach obsługujących wielu klientów.
Jak działa automatyzacja rozliczania roboczogodzin?
W tradycyjnym modelu rozliczanie roboczogodzin oraz wystawianie faktur wymaga ręcznego wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych, a następnie przeliczania czasu pracy i generowania faktur. Jeśli mamy kilku klientów, to nie stanowi to większego problemu. Jeśli jednak z miesiąca na miesiąc klientów przybywa, to cały proces staje się bardziej czasochłonny i narażony na błędy ludzkie. W jaki sposób rozwiązaliśmy ten problem w Implemo za pomocą narzędzia make.com oraz Fakturownia?
Proces automatyzacji krok po kroku
- Importowanie danych: Wszystko zaczyna się od raportu z systemu do zadań, który jest eksportowany do arkusza kalkulacyjnego.
- Przygotowanie arkusza: Arkusz kalkulacyjny jest wcześniej przygotowany, aby formuły automatycznie przeliczały roboczogodziny na wartości liczbowe.
- Generowanie faktur: Po skopiowaniu danych do arkusza, system automatycznie generuje faktury na podstawie wcześniej zdefiniowanych stawek godzinowych.
- Dodawanie klientów: Jeśli klient nie znajduje się w systemie fakturowym, jest on automatycznie dodawany do bazy.

Przykład praktyczny:
W Implemo pomagamy firmom oszczędzać czas i pieniądze dzięki automatyzacji, a z wykonanej pracy rozliczamy się w cyklu miesięcznym. Proces, który wcześniej zajmował naszej asystentce 8 godzin miesięcznie, teraz sprowadza się do skopiowania jednej tabeli i kliknięcia przycisku „Wystaw faktury”. Dzięki automatyzacji nie dochodzi do pomyłek, a cały proces jest niezwykle szybki.
Korzyści z automatyzacji
Automatyzacja pozwala zaoszczędzić godziny pracy miesięcznie, które wcześniej były poświęcane na ręczne rozliczanie roboczogodzin. Powyższy przykład pokazuje, że dzięki automatyzacji można rozliczyć klientów i wystawić 65 faktur w zaledwie kilka minut.
Automatyczne systemy są zaprojektowane tak, aby minimalizować ryzyko błędów. Dzięki temu faktury są generowane poprawnie, co eliminuje konieczność późniejszych korekt.
Niezależnie od liczby klientów, automatyzacja pozwala na szybkie i sprawne przetwarzanie danych oraz generowanie faktur. Dzięki temu firma może możemy obsłużyć więcej klientów bez zwiększania nakładu pracy.
Podsumowanie
Automatyzacja rozliczania roboczogodzin to inwestycja, która szybko się zwraca. Dzięki oszczędności czasu, eliminacji błędów i możliwości skalowania procesu, firmy mogą znacznie zwiększyć swoją efektywność. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji, umów się z nami na bezpłatną i niezawiązującą konsultację.
Aby zobrazować cały proces, zachęcamy do obejrzenia filmu, w którym pokazujemy opisany przykład od strony praktycznej.