Jak automatyzacja może pomóc twojej firmie zaoszczędzić czas i pieniądze?
Automatyzacja sprawia, że wiele czynności wykonuje się bez ingerencji człowieka, a firma oszczędza na tym czas i pieniądze. W tym artykule dowiesz się, ile możesz zaoszczędzić na przykładzie konkretnych automatyzacji.
Automatyzacja Wystawiania Faktur
Zacznijmy od tego w jaki sposób wykorzystujemy na co dzień automatyzację w Implemo. W naszej firmie jedną z usług jest bieżąca obsługa informatyczna dla sklepów internetowych. Klienci płacą abonament za dostęp do naszych specjalistów, co wymaga wystawiania kilkudziesięciu faktur miesięcznie. Gdy liczba klientów przekroczyła 80, ręczne wystawianie faktur zabierało cały dzień roboczy.

Zautomatyzowaliśmy ten proces. Jednym przyciskiem wyzwalamy automat, który zlicza godziny z programu raportowania, przypisuje je do klienta i wystawia faktury zgodnie z ustalonymi warunkami. Dzięki temu cały proces skróciliśmy do dwóch minut, niezależnie od liczby klientów. Automatyzacja tego procesu pozwoliła zaoszczędzić rocznie około 5000 zł i wyeliminować błędy, które wcześniej zdarzały się dość często.
Automatyzacja Ofertowania
Kolejne procesy, które można częściowo zautomatyzować, to ofertowanie klientów i tworzenie dokumentów, takich jak umowy. W naszej firmie proces ofertowania trwał około 4 godziny na klienta, a dzięki automatyzacji poświęcamy na to jedynie 45 minut.
Po wpłynięciu zapytania do systemu CRM, wysyłamy maila z zaproszeniem na konsultację, gdzie klient sam umawia spotkanie. Podczas konsultacji używamy gotowego formularza, który prowadzi nas przez rozmowę, a po jej zakończeniu przekształca się w ofertę.
Automatyzacja Wprowadzania Zamówień
Automatyzacja świetnie sprawdza się, gdy musimy wprowadzać do systemu duże ilości danych. Jeden z naszych klientów musiał codziennie przyjmować jedno duże zamówienie od swojego odbiorcy. Automatyzacja tego procesu polegała na tym, że odbiorca uzupełniał arkusz Excel, który wysyłał do naszego klienta.

Automatyzacja samoczynnie rozpoznawała maila, interpretowała załączony plik i dane wprowadzała do programu obsługującego zamówienia. Dzięki temu czas pracy zmniejszył się z 30 godzin miesięcznie do praktycznie zerowego kosztu, co rocznie zaoszczędziło około 12000 zł. Szerzej ten proces opisaliśmy w artykule poniżej:
„Przesyłanie zamówień do BaseLinkera z pliku XML za pomocą Make.com. Cross-Docking w praktyce.”
Automatyzacja Rekrutacji
Automatyzacja nie zawsze musi polegać na tworzeniu skomplikowanych skryptów. W przypadku rekrutacji, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą zgłoszeń, najwięcej czasu zajmuje wstępna selekcja kandydatów. Możemy przenieść ten obowiązek na kandydatów, tworząc ankietę z konkretnymi pytaniami. Otrzymane odpowiedzi pozwalają łatwo odfiltrować osoby z odpowiednimi kompetencjami. Dzięki temu oszczędzamy czas i obiektywnie oceniamy kandydatów na podstawie twardych danych.
Podsumowanie
Wykorzystanie automatyzacji przedstawionych powyżej pozwoliło zaoszczędzić łącznie około 160 000 zł rocznie. Pomyśl, jakie oszczędności mogłyby przynieść automatyzacje w Twojej firmie.
Jeśli chcesz rozwijać swój biznes w oparciu o automatyzację z naszą pomocą, to zapraszamy na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację, dzięki której dowiesz się w jaki sposób mógłbyś jeszcze bardziej przyspieszyć swój biznes.