Krajowy System e-Faktur (KSeF): Rewolucja w Fakturowaniu
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to jedna z najważniejszych innowacji w polskim systemie podatkowym, która ma na celu uprościć i usprawnić proces wystawiania i udostępniania faktur. W tym artykule dowiesz się, czym dokładnie jest KSeF, jakie formaty faktur są w nim akceptowane, jak korzystać z tego systemu, oraz czy jesteś zobowiązany do jego użycia.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Jaki format ma e-Faktura?
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Jak wystawisz fakturę w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane możesz wystawiać na kilka sposobów:
- Z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów.
- Przy użyciu programów komercyjnych.
Dzięki tej elastyczności KSeF staje się dostępny i przyjazny zarówno dla małych przedsiębiorców, jak i dużych firm.
Etapy wprowadzania KSeF
Od października do grudnia 2021 roku Ministerstdo Finansów prowadziło pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF. Od 1 stycznia 2022 roku został wprowadzony Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu masz możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Rada Unii Europejskiej zgodziła się na to, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Z treści decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku możesz zapoznać się w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej. Od 1 lipca 2024 roku wprowadzamy Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie obowiązkowe.
Czy musisz przystąpić do KSeF?
W pierwszym etapie wdrażania KSeF to ty zdecydujesz, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu. Ta elastyczność pozwala na stopniowe dostosowanie się do nowych wymogów i uniknięcie nagłych zmian w procesie fakturowania.
Kto korzysta z KSeF?
KSeF jest przeznaczony dla różnych podmiotów gospodarczych, w tym:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT.
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Dzięki temu KSeF staje się wszechstronnym narzędziem, które może być używane przez różne branże i typy przedsiębiorstw.
Najczęściej zadawane pytania
W związku z wprowadzeniem KSeF, pojawiło się wiele pytań i wątpliwości. Oto kilka odpowiedzi na najczęstsze z nich:
1. Czy papierowa forma faktury lub PDF formalnie będą całkowicie zbędne?
Tak, papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób, np. papierowo lub elektronicznie.
2. Czy w KSeF można również wystawiać faktury dla osób prywatnych?
Tak, KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur zarówno dla podatników (B2B), jak i na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
3. Czy w przypadku obowiązkowego KSeF wymagana będzie akceptacja odbiorcy faktury?
Jeśli KSeF będzie obowiązkowy, zakłada się, że akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana, co przyspieszy i ułatwi proces fakturowania.
4. Czy odbiorca dostanie informację z KSeF, że jakiś podmiot wystawił dla niego fakturę?
Nie, taka funkcjonalność nie jest zakładana. Program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF w celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach.
5. Ile faktur korygujących można wystawić w KSeF do jednej faktury sprzedaży?
KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.
6. Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF?
Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, więc wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
KSeF to krok w przyszłość, który ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania. Dzięki temu narzędziu przedsiębiorcy zyskują większą kontrolę nad swoimi dokumentami finansowymi oraz przyspieszają procesy księgowe. Dlatego warto zainteresować się tym systemem już teraz i dostosować się do nowych regulacji.
W IMPLEMO chcemy być na bieżąco, z wszystkimi wydarzeniami świata e-commerce, więc jeśli nurtują Cię pytania dotyczące automatyzacji procesów w twojej firmie, umów się z nami na bezpłatną konsultację, a my sprawdzimy w jaki sposób możemy przyspieszyć twój e-commerce
Żródło: https://www.podatki.gov.pl/ksef/
