Nowe dokumenty w Sellasist
Jeśli czytasz ten artykuł, to prawdopodobnie korzystasz z Sellasist do zarządzania swoją sprzedażą. Mam dla Ciebie wiadomość, która po prostu nie może czekać na „lepszy moment”. W systemie, który wspiera Twój biznes każdego dnia, zaszła właśnie ogromna rewolucja w sposobie wystawiania dokumentów sprzedażowych i magazynowych – Nowe Dokumenty. Stary moduł, do którego zdążyłeś się przyzwyczaić, powoli odchodzi do historii.
Co to oznacza dla Ciebie w praktyce? Masz czas tylko do końca stycznia 2026, aby przełączyć się na nowy moduł. To nie jest tylko kosmetyczna zmiana wyglądu przycisków. To fundamentalna przebudowa „silnika” Twojego biura i magazynu. Zmiany te mają jeden cel: dać Ci pełną, profesjonalną kontrolę nad tym, co dzieje się z Twoim towarem i Twoimi pieniędzmi. Zapraszam Cię do lektury – przejdziemy razem przez wszystkie nowości, a ja pokażę Ci, dlaczego ta zmiana, choć może wydawać się wyzwaniem, ostatecznie uratuje Twój czas i nerwy przy księgowości.
Dlaczego zmiana w Sellasist jest konieczna?
Zastanawiasz się pewnie, po co zmieniać coś, co „jakoś działało”. Do tej pory w Sellasist korzystałeś z dość prostego systemu wystawiania faktur i paragonów. Na początku drogi z e-commerce był on wystarczający. Jednak Twój sklep rośnie, Twoje potrzeby stają się bardziej skomplikowane, a przepisy podatkowe – coraz bardziej wymagające.
Stary system opierał się na uproszczonych zależnościach. Często nie wystarczały one przy zaawansowanej logistyce czy skomplikowanej księgowości. Nowy moduł Dokumentów to zupełnie inna bajka. To profesjonalne narzędzie klasy ERP zamknięte w intuicyjnym interfejsie Sellasist. Przede wszystkim system został rozdzielony na dwie potężne sekcje: Dokumenty Sprzedażowe oraz Dokumenty Magazynowe.
Od teraz Sellasist nie tylko „wystawia papierek” dla klienta, ale realnie pilnuje Twoich stanów magazynowych w oparciu o profesjonalne dokumenty przyjęć i wydań. To definitywny koniec z ręcznym domyślaniem się, ile sztuk towaru zostało Ci na półce po zwrocie czy korekcie. Teraz wszystko dzieje się automatycznie i zgodnie z zasadami sztuki księgowej.
Nowości w dokumentach sprzedażowych
Zacznijmy od tego, co Ty i Twój dział obsługi klienta robicie najczęściej – od sprzedaży. Nowy moduł obsługuje teraz pełen wachlarz dokumentów, których w starej wersji mogło Ci brakować.
Faktury korygujące
Zapomnij o prostej edycji dokumentu po fakcie. Nowy moduł pozwala na wystawianie profesjonalnych faktur korygujących, które są ściśle powiązane z dokumentem pierwotnym. To kluczowe dla zachowania ciągłości numeracji i poprawności audytów. Co więcej, jeśli klient zwraca towar, system nie tylko koryguje finanse „na papierze”, ale też automatycznie planuje powrót towaru na magazyn.
Automatyzacja kodów GTU i procedur JPK
Jako przedsiębiorca na pewno wiesz, ile stresu mogą kosztować błędy w plikach JPK. W nowym module Sellasist masz pełne wsparcie dla kodów GTU. Możesz je na sztywno przypisać do konkretnych produktów lub całych kategorii w ustawieniach. Dzięki temu, gdy wystawiasz fakturę, system sam „pamięta” o oznaczeniu wrażliwych towarów. Oszczędzasz czas i unikasz zbędnych tłumaczeń przed Urzędem Skarbowym.
Split Payment i obsługa wielu walut
Mechanizm podzielonej płatności (Split Payment) bywa skomplikowany, ale nie w nowym Sellasist. Moduł automatycznie rozpozna transakcje, które wymagają tego mechanizmu i odpowiednio oznaczy dokument. Dodatkowo, jeśli sprzedajesz za granicę, docenisz obsługę wielu walut z automatycznym pobieraniem kursów z tabel NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Wszystko dzieje się w tle, bez Twojego udziału.
Magazyn – kontrola nad towarem
Teraz przechodzimy do prawdziwego „mięsa”, czyli zmian w dokumentach magazynowych. To tutaj zauważysz największą różnicę w codziennej pracy. Do tej pory Sellasist po prostu odejmował sztukę ze stanu po sprzedaży. W nowej rzeczywistości każda zmiana stanu musi mieć swoje udokumentowane odzwierciedlenie.
Dokumenty PZ, WZ, RW, PW
Wprowadzono standardowe w logistyce typy dokumentów:
- PZ (Przyjęcie Zewnętrzne): Tworzysz je, gdy przyjeżdża do Ciebie dostawa od dostawcy. To moment, w którym towar oficjalnie wchodzi na Twój stan.
- WZ (Wydanie Zewnętrzne): Tworzy się automatycznie lub ręcznie, gdy wysyłasz paczkę do klienta.
- RW i PW (Rozchód i Przychód Wewnętrzny): Idealne, gdy coś się zniszczy na magazynie (RW) lub gdy podczas inwentaryzacji znajdziesz nadwyżkę (PW).
- MM (Przesunięcie Międzymagazynowe): Jeśli masz kilka lokalizacji (np. sklep stacjonarny i magazyn wysyłkowy), MM pozwoli Ci przenieść towar między nimi, zachowując pełną historię ruchu. Nic Ci już nie zginie „pomiędzy” półkami.
Dzięki tym dokumentom masz pełną historię każdego produktu. Wiesz dokładnie, kiedy, kto i na jakiej podstawie zmienił stan magazynowy. Nowy moduł pozwala też na blokowanie edycji dokumentów po ich zatwierdzeniu. To Twoje zabezpieczenie przed przypadkowymi błędami pracowników, które mogłyby „rozjechać” inwentaryzację. A skoro o niej mowa – nowy moduł znacznie ułatwia generowanie raportów stanów na dowolny dzień wstecz, co jest błogosławieństwem przy remanentach rocznych.
Konfiguracja i automatyzacja
Zapewne zastanawiasz się teraz: „Czy to znaczy, że muszę teraz klikać trzy razy więcej, żeby wysłać jedną paczkę?”. Spokojnie! Sellasist postawił na potężną automatyzację, żebyś Ty mógł skupić się na skalowaniu biznesu, a nie na „papierologii”.
Serie numeracji
Możesz ustawić dowolne serie numeracji dla każdego typu dokumentu. Chcesz, by faktury miały format FAKTURA/ROK/MIESIĄC/NUMER? Nie ma problemu. Możesz też przypisać domyślne terminy płatności, konta bankowe dla różnych walut czy stałe uwagi na fakturach (np. informacje o gwarancji).
Inteligentne powiązania dokumentów
To jest serce automatyzacji. Możesz skonfigurować system tak, aby w momencie wystawienia faktury sprzedaży automatycznie generował się dokument WZ. Dzieje się to całkowicie w tle. Ty obsługujesz zamówienie tak jak dotychczas, a Sellasist dba o porządek w Twojej dokumentacji. Podobnie z korektami – przy zwrocie system zapyta, czy automatycznie wygenerować PZ, by towar wrócił na stan.
Personalizacja wydruków
Warto też zajrzeć do sekcji „Ustawienia wydruków”. Nowy edytor pozwoli Ci na dużą personalizację wyglądu faktur. Możesz dodać logo firmy, zmienić układ kolumn czy dopisać stopkę z regulaminem. Dzięki temu Twoje dokumenty będą wyglądać znacznie bardziej profesjonalnie w oczach klienta.
Masz czas tylko do końca stycznia!
I tu dochodzimy do punktu kulminacyjnego. W Twoim panelu Sellasist pewnie już od jakiegoś czasu widzisz komunikaty o nowym module. Najważniejsza informacja, jaką mam dla Ciebie dzisiaj, brzmi: stary moduł będzie wygaszany. Masz czas do końca stycznia, aby w pełni skonfigurować nowy system i się na niego przełączyć. Dlaczego nie warto czekać na ostatnią chwilę? Ponieważ musisz przygotować serie numeracji. Jeśli zaczniesz nowy miesiąc (lub rok) w starym systemie, a w połowie przełączysz się na nowy, może powstać bałagan w numerach faktur, który trudno będzie odkręcić w księgowości.
Najlepsza strategia to „czyste cięcie”. Zamknij stary okres (np. grudzień lub styczeń) w starym systemie i od pierwszego dnia nowego miesiąca rusz w pełni na nowym module. Pamiętaj, że dokumenty wystawione w starym systemie są bezpieczne – trafią do archiwum, gdzie będziesz mieć do nich podgląd, ale ich edycja będzie ograniczona.
Podsumowanie
Podsumujmy, co daje Ci nowy moduł dokumentów w Sellasist:
- Pełna kontrola magazynowa: Dzięki dokumentom PZ, WZ i MM wiesz dokładnie, gdzie jest Twój towar.
- Zaawansowana sprzedaż: Faktury walutowe i profesjonalne korekty w jednym miejscu.
- Bezpieczeństwo i zgodność: Automatyczne kody GTU, obsługa JPK i Split Payment chronią Cię przed błędami.
- Automatyzacja: System wykonuje brudną robotę w tle, generując dokumenty magazynowe do sprzedaży.
Nie bój się tej zmiany. Panel jest bardzo intuicyjny, a korzyści płynące z porządku w dokumentacji docenisz już przy pierwszej inwentaryzacji lub (odpukać!) kontroli skarbowej.
Jeśli czujesz, że konfiguracja Sellasista Cię przerasta lub potrzebujesz porady, jak zoptymalizować procesy w Twojej firmie, zapraszam Cię na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację do Implemo.
Materiał przygotowany w ramach współpracy reklamowej z Sellasist.
