Zamówienia ręczne w Sellasist. Jak dodać krok po kroku?

Wydaje Ci się, że w dobie pełnej automatyzacji e-commerce ręczne wpisywanie zamówień to przeżytek? Nic bardziej mylnego. Mimo że większość Twojej sprzedaży prawdopodobnie odbywa się samoczynnie przez marketplace’y czy sklep internetowy, moduł manualny w Sellasist jest dalej fundamentem profesjonalnej obsługi klienta.

W tym artykule przeprowadzę Cię przez proces ręcznego wprowadzania transakcji i wyjaśnię, dlaczego ma to duże znaczenie dla Twojego magazynu

Zamówienia manualne

Nawet jeśli dążysz do 100% automatyzacji, zawsze pojawią się sytuacje niestandardowe. Sprzedaż telefoniczna, zapytania e-mailowe czy bezpośrednia obsługa w punkcie stacjonarnym wymagają narzędzia, które pozwoli Ci szybko i rzetelnie „wbić” zamówienie do systemu.

Co najważniejsze, ręcznie wprowadzone zamówienie w Sellasist staje się pełnoprawnym obiektem danych. Oznacza to, że:

• Podlega tym samym regułom automatyzacji co zakupy z Allegro czy Amazon.
• Jest uwzględniane w raportach i analityce.
• Zapewnia pełną synchronizację z magazynem i logistyką kurierską.

Krok 1: Uruchomienie nowego zamówienia

Zacznij od zalogowania się do swojego Panelu Administracyjnego. Następnie przejdź do zakładki Zamówienia, a tam ponownie wybierz Zamówienia. W górnej części interfejsu odnajdziesz przycisk z ikoną plusa – to Twój punkt wyjścia.

Pierwszym, niezwykle istotnym krokiem, jest zdefiniowanie waluty oraz języka zamówienia. Pamiętaj, że nie jest to tylko formalność. Ten wybór determinuje:

1. Język finansowy transakcji.
2. Sposób prezentacji kwot.
3. Wybór szablonów dokumentów sprzedażowych i powiadomień, które otrzyma Twój klient.

Ważna uwaga: Jeśli wybierzesz walutę inną niż domyślna, system będzie wymagał przeliczenia cen zgodnie z aktualnymi kursami. Jest to niezbędne dla poprawnego raportowania do systemów księgowych, takich jak Subiekt czy Optima. Po ustaleniu tych parametrów kliknij Dodaj zamówienie.

Krok 2: Dane klienta

Teraz przejdziesz do sekcji Klient. To miejsce jest bezpośrednio połączone z Twoją bazą CRM, co daje Ci dwa tryby pracy:

1. Klient powracający: Skorzystaj z mechanizmu autouzupełniania. Kliknij ikonę ołówka i zacznij wpisywać dane. System dynamicznie przeszuka rejestry i wyświetli propozycje. Wybranie właściwej osoby automatycznie zaimportuje jej adresy, NIP, numer telefonu oraz – co bardzo ważne – indywidualne rabaty lub przypisane grupy cenowe.
2. Nowy kontrahent: Jeśli transakcja dotyczy nowej osoby, po prostu wprowadź wszystkie dane ręcznie w odpowiednie pola.

Krok 3: Dodawanie produktów

Czas na skompletowanie koszyka. Kliknij przycisk + dodaj pozycję. Możesz użyć pola ID produktu lub zacząć wpisywać jego nazwę – program sam podpowie Ci pasujące pozycje z Twojego asortymentu.

Po określeniu ilości sztuk musisz wykonać kluczową operację: kliknij przycisk Zapisz zmiany. To polecenie uruchamia „silnik” kalkulacyjny, który za Ciebie:

• Pobierze aktualną cenę z karty produktu.
• Zastosuje odpowiednią stawkę VAT.
• Zweryfikuje dostępność towaru na magazynie.
• Naliczy ewentualne promocje i rabaty przypisane do klienta.

Krok 4: Parametry dostawy i płatności

Gdy koszyk jest gotowy, określ, jak towar dotrze do adresata. W sekcji parametrów wybierz metodę dostawy z listy rozwijanej.

• Identyfikacja wizualna: Pamiętaj, że kolory przypisane do metod dostawy ułatwią Twoim magazynierom szybką identyfikację przesyłek na liście.
• Płatność: Wybór metody płatności determinuje status finansowy zamówienia. Jeśli klient płaci przelewem po otrzymaniu proformy, Sellasist umożliwi Ci późniejsze automatyczne parowanie wpłat z banku.
• Elastyczność: Możesz tu również ręcznie zdecydować o przyznaniu darmowej wysyłki lub ustalić cenę dostawy w oparciu o wagę produktów.

Krok 5: Dokumenty, notatki i rezerwacja towaru

Dzięki modułowi Dokumenty [Nowe] w Sellasist, możesz błyskawicznie wystawić fakturę lub paragon z poziomu karty zamówienia. System pozwala na konfigurację wielu serii dokumentów (np. osobna seria dla sprzedaży telefonicznej z konkretnym prefiksem), co znacząco ułatwia późniejsze analizy.

Co dzieje się „pod maską”? Po zapisaniu zamówienia manualnego system automatycznie rezerwuje towar. Dzięki temu zapobiegasz tzw. nadsprzedaży (oversellingowi) – nikt nie kupi tego samego przedmiotu w tym samym czasie na Allegro czy w sklepie internetowym.

Na koniec zadbaj o komunikację wewnętrzną. W sekcji Notatki wpisz instrukcje dla magazynu (np. „Klient prosi o dołączenie katalogu”). Jeśli zamówienie powstało na podstawie e-maila, warto wkleić jego treść w pole Uwagi od klienta.

Podsumowanie

Jak widzisz, ręczne dodawanie zamówień w Sellasist to coś więcej niż tylko żmudne wpisywanie danych. To sposób na zachowanie pełnej kontroli nad sprzedażą wielokanałową (omnichannel). Centralizacja danych sprawia, że każde zamówienie – nawet to złożone przez telefon – jest widoczne w systemie, a stany magazynowe pozostają zawsze aktualne.

Jeśli Twoja firma opiera się na dużej liczbie połączeń przychodzących, koniecznie sprawdź aplikację Sellasist Call, która wyświetli Ci kartę klienta jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę.

Potrzebujesz pomocy w konfiguracji systemu? Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał Sellasist w swoim biznesie, zapisz się na bezpłatną konsultację. Wspólnie znajdziemy rozwiązanie skrojone pod Twoje potrzeby!

Materiał przygotowany w ramach współpracy reklamowej z Sellasist.