Wdrożenie automatyzacji obsługi zamówień w sklepie internetowym Magnuspharm.pl

magnuspharm.pl to internetowa apteka i drogeria obsługująca codziennie kilkaset zamówień oraz posiadająca w swojej ofercie tysiące produktów. Apteka sprzedaje swoje towary w serwisie Allegro oraz w dwóch własnych sklepach internetowych opartych na silniku WooCommerce.

Problemy klienta 

Dotychczasowy proces obsługi zamówień był bardzo czasochłonny i wymagał dużego zaangażowania ze strony pracowników biura obsługi klienta. Zamówienia były drukowane z e-maili z poszczególnych kanałów sprzedaży, a następnie przekazywane na magazyn. Tam jedna osoba wprowadzała ręcznie wszystkie zamówienia do programu Subiekt GT, gdzie generowane były dokumenty handlowe oraz prowadzona była gospodarka magazynowa. Wydrukowane dokumenty wraz z przygotowanymi kartami zamówień trafiały do osób zbierających i pakujących zamówienia.

Listy przewozowe do przygotowywanych zamówień generowane były przed faktycznym spakowaniem produktów, co często powodowało błędy, wynikające z niewłaściwego określenia gabarytów paczki oraz pomyłki takie, jak naklejenie niewłaściwej etykiety na paczkę.

Firma prowadzi również sprzedaż zestawów składających się z kilku produktów w jednej ofercie. Do tej pory osoby pakujące musiały znać skład zestawu lub sprawdzać miniaturki aby jednoznacznie określić ich skład.

Założenia wdrożenia BaseLinkera w sklepie internetowym

Podstawowym celem wdrożenia aplikacji BaseLinker była automatyzacja procesów pakowania zamówień w magazynie oraz automatyzacja generowania dokumentów handlowych takich, jak faktury i paragony. 

Kolejnym, równie ważnym celem, była kompleksowa integracja wszystkich kanałów sprzedaży, aby możliwa była obsługa zamówień pochodzących z wszystkich kanałów w jednym miejscu. Do skomunikowania BaseLinkera z Subiektem GT wybraliśmy integrator od Sellintegro.pl

W celu usprawnienia procesu sprzedaży zestawów postanowiliśmy, że wdrożymy również aplikację Sellpander, pozwalającą rozbijać zestawy na poszczególne składniki. Dzięki temu rozwiązaniu magazynierzy nie muszą znać składowych wszystkich zestawów, ponieważ po rozbiciu na zamówieniu umieszczone są tylko składniki zestawu i ich ilości.

Dodatkowo, aby powyższe było możliwe, musieliśmy pomóc w ujednoliceniu struktury bazy towarowej w programie Subiekt GT, dzięki czemu nie będą występowały błędy w komunikacji z BaseLinkerem. 

Połączenie z Subiektem GT wyeliminuje też problem sprzedaży towaru którego nie ma na stanie, dzięki temu, że stany będą regularnie sprawdzane i synchronizowane. 

Proces wdrożenia automatyzacji w sklepie

Na początku procesu wdrożenia wykonaliśmy audyt bazy danych towarów znajdujących się w firmie. Celem audytu było sprawdzenie unikalności kodów jednoznacznie identyfikujących dany towar jak Symbol i EAN. Podczas audytu określiliśmy jakie poprawki należy nanieść w bazie, aby towary w zamówieniach z Allegro i sklepów były właściwie przypisane do kartotek towarów w bazie Subiekta. Kolejnym tematem audytu było wyposażenie stanowisk pakowania w odpowiedni sprzęt. Ustaliliśmy, że wdrożone zostaną 4 stanowiska pakowania, które należy wyposażyć w komputery, skanery kodów kreskowych oraz drukarki termiczne do etykiet kurierskich. Cały sprzęt został skompletowany na sklepie namagazyn.pl i dostarczony już skonfigurowany do klienta.

Następnym etapem prac było opracowanie schematu procesowania zamówień, czyli dokumentacji, która będzie przydatna w komunikacji podczas wdrożenia oraz w późniejszym czasie do szkolenia nowych pracowników i przechowywania wiedzy w jednym miejscu. Schemat blokowy zawierał wszystkie informacje oraz procesy jakie będą zachodziły podczas obsługi poszczególnych zamówień. Wskazaliśmy w nim ścieżkę jaką przechodzi zamówienie od jego wpłynięcia do aplikacji Baselinker, przez proces weryfikacji, kompletacji, pakowania, generowania dokumentów handlowych i kończąc na śledzeniu statusów przesyłki kurierskiej. Etap tworzenia takiego schematu był bardzo istotny ponieważ określiliśmy na tym etapie procedury, które następnie zostały wprowadzone w firmie dla przyspieszenia obsługi.

Podczas wdrożenia skonfigurowaliśmy integracje z takimi przewoźnika i jak InPost (Paczkomaty i przesyłki kurierskie), DPD, Poczta Polska i Xpress Couriers. W każdej z tych metod wysyłki należało określić odpowiednie gabaryty nadawanych przesyłek i zautomatyzować ich tworzenie oraz drukowanie na odpowiednich stanowiskach.

Zautomatyzowaliśmy również proces przyjmowania zamówień i kontroli stanów magazynowych towarów. Po wpłynięciu zamówienia do Baselinkera integrator Sellintegro tworzy dokument Zamówienie klienta w Subiekcie GT jednocześnie rezerwując towar dla zamówienia. Rezerwacja stanów jest istotna, gdyż dzięki niej, stany na poszczególnych kanałach sprzedaży są zgodne ze stanem faktycznym. Po przygotowaniu i spakowaniu zamówienia automatycznie tworzony jest właściwy dokument handlowy wybrany przez kupującego i w odpowiednim momencie wysyłany pocztą elektroniczną.

Podsumowanie wdrożenia automatyzacji sprzedaży w sklepie Magnuspharm

Dzięki przeprowadzonemu wdrożeniu, udało się wyeliminować procesy wykonywane ręcznie przez pracowników, co ograniczało możliwości rozwoju sprzedaży. 

Zautomatyzowanie poszczególnych etapów procesowania zamówień pozwoliło również na ograniczenie osób potrzebnych na magazynie i w biurze, dzięki czemu osoby te mogły zostać oddelegowane do innych zadań. 

Klientowi udało się zaoszczędzić aż 3 etaty i dzięki temu pracownicy zajmują się w większej mierze zadaniami związanymi ze zwiększeniem sprzedaży. Dzięki ujednoliconym procesom, firma łatwiej wprowadzi swoje produkty na inne kanały sprzedaży i rozpocznie działania skalujące sprzedaż, co wcześniej było niemożliwe z uwagi na ograniczone moce przerobowe magazynu, które naszymi działaniami odblokowaliśmy i sprawiliśmy, że skalowanie sprzedaży i obsługi zamówień jednocześnie stało się możliwe.