Wdrożenie systemu magazynowo-księgowego w e-commerce

Firma BIG5 to średniej wielkości przedsiębiorstwo zajmujące się importem i sprzedażą zarówno detaliczną, jak i hurtową, elektroniki użytkowej oraz przedmiotów codziennego użytku do domu i ogrodu. Prowadząc sprzedaż w wielu kanałach takich, jak własny sklep internetowy (www.new-electric.pl), Allegro oraz inne platformy typu marketplace, mogą pochwalić się średnio 30 000 zamówień w skali miesiąca z ciągłą tendencją wzrostową.

Wyzwanie – wybranie i dopasowanie do potrzeb BIG5 systemu magazynowo-księgowego w maksymalnie krótkim czasie

Postawione przed nami zadanie polegało na dobraniu dla BIG5 nowego, odpowiedniejszego i bardziej dopasowanego do ich potrzeb i wolumenu sprzedaży systemu magazynowo-księgowego.

Klient dotychczas korzystał ze stosunkowo taniego i przyjaznego użytkownikom systemu wFirma, który jest w całości programem chmurowym. System ten był oczywiście zintegrowany z Baselinkerem, w którego wdrożeniach i konfiguracji się specjalizujemy. Niestety ilość dokumentów, m.in. sprzedażowych, które BIG5 generowało, a także ilość zapytań wysyłanych po API, przekraczały limity, które wFirma przyznaje na poszczególnego użytkownika. Powodowało to ogromne zatory w automatycznej realizacji zamówień i wiązało się z koniecznością wykonania wręcz gigantycznych ilości ręcznej pracy, co było szczególnie dokuczliwe podczas gorącego okresu sprzedażowego na koniec listopada i w grudniu minionego roku. WFirma nie oferowała też kilku istotnych dla BIG5 funkcjonalności, jak choćby systemu rezerwacji towaru, a także generowała wiele kuriozalnych, nielogicznych błędów i problemów, o których chciano całkowicie zapomnieć.

Dodatkowo Klient podkreślił, że nowy system również musi pracować w chmurze, a także ma być rozwiązaniem długoterminowym, a nie tymczasowym. Co istotne, wdrożenie nowego systemu i przepięcie na niego całej sprzedaży miało odbyć się w maksymalnie kilka godzin, gdyż firma nie mogła wstrzymać działalności nawet na 1 dzień.

Audyt procesów i potrzeb

W tym konkretnym przypadku zadanie było trudniejsze gdyż to nie my odpowiadaliśmy za pierwotne wdrożenie i konfigurację systemu Baselinker, więc musieliśmy również zrozumieć zastosowaną w nim logikę, po czym właściwie ją zmodyfikować, aby dopasować ją do nowego systemu.

Po wnikliwym przyjrzeniu się procesom zachodzącym w firmie Klienta, a także skorelowaniu ich z jego potrzebami, które ustaliliśmy podczas konsultacji z pracownikami firmy, doszliśmy do wniosku, że najlepszym programem, jaki możemy wdrożyć będzie ILUO, które śmiało można określić mianem mini-ERP.

Przedstawienie proponowanego rozwiązania

Kolejnym krokiem było przedstawienie Klientowi propozycji nowego systemu oraz omówienie jego działania i funkcji. Proponowane przez nas ILUO zostało zaakceptowane.

W związku z tym przedstawiciele firmy BIG5, którzy docelowo mieli korzystać z systemu, otrzymali dostęp do wersji demonstracyjnej, aby mogli zapoznać się z panelem programu ILUO i w razie potrzeby zadać pytania dotyczące nurtujących ich kwestii.

Na tym etapie nakreśliliśmy Klientowi najistotniejsze zmiany jakie zajdą w kolejności realizacji zamówień, a także rozwialiśmy wszelkie ewentualne wątpliwości dot. działania programu ILUO. Pokazaliśmy również jak rozpoznawać błędy i szybko je eliminować oraz przeszkoliliśmy w podstawowym zakresie z obsługi panelu, a na koniec ustaliliśmy dzień wdrożenia.

Wdrożenie nowego systemu magazynowo-księgowego przy użyciu Baselinkera

Wdrożenie zostało zaplanowane i podzielone na nastepujace etapy:

W zaplanowanym terminie wdrożenia, który ustalono na sobotę – dzień wolny od pracy – nasz wdrożeniowiec, aby nie modyfikować działania systemu gdy jeszcze był wykorzystywany, uprzednio przygotował w formie schematu blokowego nową strukturę systemu i wypisał listę nowych akcji automatycznych, niezbędnych do wdrożenia, a także tych, które należało jedynie nieznacznie zmodyfikować.
Nasepnym krokiem było rozpięcie integracji Baselinkera z systemem wFirma i wyłączenie akcji automatycznych odpowiedzialnych za generowanie faktur.
Kolejnymi działaniami jakie podjął nasz wdrożeniowiec było skonfigurowanie ILUO we właściwy sposób i zintegrowanie go z Baselinkerem firmy BIG5.
Ostatnim krokiem było wdrożenie nowych akcji automatycznych i zmodyfikowanie już istniejących oraz przeprowadzenie testów poprawności działania.

Cała “operacja” trwała nie więcej niż 3 godziny i zakończyła się pełnym sukcesem. Po wdrożeniu firma BIG5 otrzymała od nas 30-dniowe wsparcie i w razie pojawienia się jakichkolwiek niejasności czy wątpliwości jej przedstawiciele mogli kontaktować się z naszym wdrożeniowcem w celu uzyskania pomocy.

Wyniki wdrożenia nowego systemu magazynowo-księgowego dla BIG5

Dzięki przeprowadzonemu wdrożeniu udało się:

szybko i sprawnie przenieść firmę Klienta na zupełnie nowy system magazynowo-księgowy, bez konieczności angażowania kogokolwiek z personelu BIG5 na dłużej niż kilkadziesiąt minut;
całkowicie wyeliminować problem przeciążenia systemu generującego faktury;
zaimplementować sprawnie działającą funkcję rezerwacji towaru, co pozwoliło Klientowi uniknąć dotychczas częstych problemów ze sprzedaniem większej ilości produktów niż fizycznie posiadał;
zmarginalizować przypadki wysłania nieopłaconych zamówień dzięki dodatkowym zabezpieczeniom obecnym w ILUO;
pozbyć się problemów z wystawianiem dokumentów sprzedażowych bez wywołania skutku magazynowego co często miało miejsce podczas używania wFirmy;
przygotować solidne zaplecze programowe nawet dla kilkukrotnie wyższej sprzedaży niż dotychczas;
zredukować do minimum ręczną obsługę fakturowania co pozwoliło oddelegować pracowników do innych zadań.

Opisany powyżej przypadek to przykład wdrożenia które dotyczyło tylko niewielkiego, choć szalenie istotnego aspektu działania systemu skonfigurowanego dla Klienta.

W Implemo jesteśmy w stanie wykonać zarówno tego typu prace, jak również przygotować kompleksową konfigurację systemu od podstaw, a mając lata doświadczenia w branży i setki wdrożeń na koncie, możemy zagwarantować, że zrobimy to dobrze, dzięki czemu uzyskany efekt przekroczy Twoje najśmielsze oczekiwania.