Zarządzanie stanami magazynowymi – Baselinker

E-commerce’owy kombajn, jakim jest Baselinker, może swoim użytkownikom zaoferować bardzo szeroki wachlarz funkcji. Jedną z bardziej istotnych, zarówno dla użytkowników, jak i twórców systemu, jest zarządzanie stanami magazynowymi, które w Baselinkerze zamknięto pod nazwą Manager produktów.

Czym jest, na co pozwala, w jakich aspektach jest nieodzowny, a w których warto rozważyć inne rozwiązania? Odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań znajdziecie w niniejszym tekście. Zapraszam do lektury 🙂

Manager produktów – magazyn Baselinker

Zacznijmy od przedstawienia samego narzędzia, które niewątpliwie jest bardzo rozbudowane, a co istotne, także stale rozwijane o nowe funkcje oraz usprawniane w oparciu o płynące od użytkowników sugestie.

Managera produktów można w dużym uproszczeniu nazwać wbudowanym w Baselinker magazynem, ale powiedzieć tak, to jakby nie powiedzieć nic. Bardziej adekwatne określenie to WMS czyli system zarządzania magazynem.

Podstawową funkcją jest oczywiście przechowywanie bazy produktów, ale nie tylko ich nazw, numerów identyfikacyjnych czy informacji o dostępnej ilości. Do każdego produktu możemy przypisać również jego wymiary i wagę, co pozwoli w większym stopniu zautomatyzować i doprecyzować proces generowania listów przewozowych.

Możemy nadać mu nasz indywidualny kod, określony mianem SKU, jak również przypisać do niego kod EAN, na które ostatnio bardzo mocno naciskają najpopularniejsze platformy sprzedażowe, jak choćby Allegro.

Do każdego produktu możemy też przypisać zdjęcia, opis i parametry, dzięki czemu z poziomu managera produktów możemy bardzo szybko i sprawnie wystawiać oferty w innych kanałach sprzedaży, np. na kolejnych markeplace’ach.

Możemy też przypisać danemu towarowi próg minimalny i odpowiednio konfigurując działanie systemu ustawić automatyczne powiadomienia, dzięki czemu nie zapomnimy zamówić danego produktu u dostawcy. W danych produktu znajdziemy też miejsce na wpisanie ceny zakupu, nawet z rozróżnieniem na kilku dostawców, jeśli oferują oni ten sam towar w różnych cenach.

Obok bardzo rozbudowanych danych produktu, mamy również możliwość prowadzenia ewidencji towarów przy użyciu dokumentów magazynowych. Baselinker daje możliwość zablokowania jakichkolwiek ręcznych zmian stanów towarów, w rezultacie czego jakiekolwiek ruchy związane ze stanami magazynowymi muszą być wykonywane przy użyciu dokumentów typu WZ (wydanie zewnętrzne), PZ (przychód zewnętrzny) itp.

Pozwala to przechowywać stany magazynowe w Baselinkerze i umożliwia rezygnację z dodatkowych, zewnętrznych programów, które często kosztują i to nie mało.

Warto również wspomnieć o systemie rezerwacji wbudowanym w “magazyn” Baselinkera. Konfigurując system, możemy wedle własnego uznania ustawić na jakim etapie ma on rezerwować towar pod dane zamówienie, a także kiedy ma zwalniać rezerwację. Zamianą rezerwacji na WZ Baselinker zajmie się sam, po wystawieniu dokumentu sprzedaży. Podając wzorowy, rekomendowany przez nas schemat, system zarezerwuje towar pod zamówienie od razu po jego pobraniu lub utworzeniu. Jeśli zamówienie nie zostanie opłacone w ciągu np. 5 dni, to rezerwacja automatycznie się zwolni. W rezultacie takiego działania zminimalizujemy szanse, że Klient opłaci zamówienie z opóźnieniem 2-3 dni, a my towar będziemy już mieli sprzedany.

Co więcej manager produktów w Baselinkerze pozwala przypisać lokalizacje magazynowe do produktów. Gdy mamy je uzupełnione, system może podpowiedzieć osobom kompletujacym zamówienie najbardziej optymalną trasę po magazynie, pozwalającą najszybciej zebrać towar do wybranych zamówień.

A to wszystko i jeszcze wiele więcej w standardowej cenie abonamentu Baselinkera, bez żadnych dodatkowych opłat.

Jeden magazyn, wiele kanałów sprzedaży

Gdy już wiemy jakie opcje daje nam manager produktów Baselinker, pozostaje omówić praktyczne zastosowania tego narzędzia.

Przede wszystkim, przy odpowiedniej konfiguracji systemu, każdy kanał sprzedaży, czy to Allegro, własny sklep Internetowy czy jedna z innych platform typu marketplace, może bazować na tych samych stanach magazynowych. Co nam to daje? Otóż, jeśli sprzedamy dany produkt dajmy na to we własnym sklepie internetowym, to liczba dostępnych sztuk automatycznie zmniejszy się w pozostałych kanałach. Dzięki temu ryzyko, że sprzedamy więcej sztuk danego produktu, niż faktycznie mamy jest znikoma.

W ustawieniach każdej integracji możemy wybrać częstotliwość synchronizacji stanów. W darmowej opcji będzie to wykonywane co 8 godzin. Jeśli potrzebujemy częściej aktualizować stany w osobnych kanałach, za dodatkową opłatą możemy wybrać synchronizację co godzinę (+10zł netto / kanał sprzedaży) lub nawet co 5 minut (+200zł netto / kanał sprzedaży).

Stosując takie rozwiązanie i uzupełniając je dodatkowo o automatycznie zamykanie i wznawianie ofert, możemy dosłownie skreślić z listy naszych obowiązków ich pilnowanie, co bezapelacyjnie jest super wygodnym i komfortowym rozwiązaniem.

Przenoszenie stanów magazynowych z ERP do Baselinkera

O ile opisane wyżej funkcje działają w pełni poprawnie, o tyle w mojej ocenie sprawdzą się dobrze w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. “‘Schody” zaczynają się w przypadku sklepów mogących pochwalić się ponad 30k zamówień, dodatkowo działającymi przynajmniej po części w modelu dropshippingowym. W takich przypadkach rekomenduję przechowywać stany magazynowe w zewnętrznym systemie klasy ERP, np. Subiekt GT czy ILUO.

Baselinker może zostać zintegrowany z większością najpopularniejszych systemów tego typu i automatycznie pobierać aktualne stany magazynowe nawet co kilka minut. Działa to równie dobrze, co przechowywanie stanów w Baselinkerze, ale pozwala lepiej i łatwiej przyjąć większe obciążenie wynikające z wolumenu sprzedaży. Dodatkowo systemy klasy ERP posiadają znacznie bardziej rozbudowane moduły statystyk, dzięki czemu łatwiej będzie nam sprawdzić sprzedaż danego asortymentu w ostatnim okresie, rentowność dla poszczególnego produktu lub grupy towarowej czy też np. porównać rok do roku.

W tym aspekcie Baselinker jeszcze musi “odrobić lekcje”, ale jestem więcej niż pewny, że prędzej czy później to nastapi 🙂

Jeśli po przeczytaniu niniejszego artykułu w Twojej głowie pojawia się “Chcę tak u siebie w firmie”, ale totalnie nie masz pomysłu jak się do tego zabrać, to serdecznie zapraszam do Implemo. W zależności od Twoich preferencji skonfigurujemy i zautomatyzujemy część lub wszystkie opisane powyżej funkcje i wdrożymy je niemalże bez przerywania pracy Twojego sklepu.