Przesyłanie zamówień do BaseLinkera z pliku XML za pomocą Make.com. Cross-Docking w praktyce.

Skuteczna integracja różnych systemów to wyzwania, które na co dzień podejmujemy w Implemo. Nie zawsze jednak mamy możliwość skorzystania z gotowych rozwiązań rynkowych, dlatego w Implemo tworzymy własne integracje wykorzystując dostępne na rynku możliwości. Tak też było w tym tym przypadku. Klient korzystał z BaseLinkera do obsługi zamówień, jednak nie było technicznych możliwości na to, aby można było realizować zamówienia w sposób, w który zażyczył sobie nasz klient. Podjęliśmy wyzwanie korzystając z innowacyjnego podejścia opartego na narzędziach takich jak Make.com i BaseLinker.

Założenia Integracji

Cel był jasny – firma X chciała sprzedawać produkty marki Y, a my musieliśmy znaleźć skuteczne rozwiązanie, aby umożliwić płynną wymianę informacji między systemami. Kluczowym punktem było przesyłanie dwa razy dziennie zbiorczego pliku XML zawierającymi zamówienia (cross-docking). Kolejnym krok to wgranie pliku CSV o określonej przez klienta strukturze do systemu, co powodowało, że końcowy klient otrzymywał na maila fakturę oraz numer przesyłki do śledzenia

BaseLinker, choć jest potężnym narzędziem, nie umożliwiał natywnej obsługi plików XML zamówień. W związku z tym, postanowiliśmy skorzystać z elastycznego narzędzia, jakim jest Make.com. Ten kreatywny ruch umożliwił nam dostosowanie funkcji systemu do konkretnych potrzeb klienta.

Proces Integracji

1. Przesyłanie XML na Mail – Pierwszy krok integracji to wysyłka pliku XML od klienta, na wskazany przez nas techniczny adres e-mail. Po tym zdarzeniu Make.com przejął kontrolę nad procesem, automatycznie przetwarzając dane i tworząc zamówienie w BaseLinkerze z odpowiednimi produktami.
2. Realizacja Zamówienia – Po pomyślnym przyjęciu zamówienia przez BaseLinker, proces realizacji odbywał się jak każde inne zamówienie w panelu. System obsługiwał je automatycznie, co oznaczało minimalne zaangażowanie zespołu w dodatkowe aktywności
3. Generowanie CSV i Wysyłka firmy X – Po spakowaniu produktów i stworzeniu dokumentu sprzedaży w Make.com generowany był plik CSV. Ten plik, zgodny z oczekiwaniami firmy X, automatycznie trafiał na serwer kontrahenta. Jednocześnie dokumenty i inne informacje były wysyłane do odpowiednich osób.
4. Niezauważalne dla Klienta Proces realizacji odbywał się w pełni automatycznie, co pozwoliło na skupienie się na innych aspektach biznesu przez klientów. Mimo dodatkowych integracji, wszystkie zamówienia realizowane były w standardowy sposób i nie miały wpływu na pracę magazynierów oraz osób odpowiedzialnych za wysyłkę zamówienia.

Efekty i Koszty

Najważniejsze pytanie brzmi: czy warto było? Odpowiedź brzmi jednoznacznie – tak. Koszt utrzymania integracji oscyluje w granicach 5 zł miesięcznie, co w kontekście osiągniętych korzyści jest niezwykle atrakcyjne. Ponadto, wykonanie całego projektu zajęło jedynie kilka godzin, wliczając w to czas na analizę dokumentacji.

Wprowadzenie integracji miało znaczący wpływ na efektywność operacyjną firmy Y. Procesy automatyzacyjne pozwoliły na skrócenie czasu realizacji zamówień i zminimalizowanie ryzyka ludzkich błędów. W rezultacie firma mogła skoncentrować się na rozwijaniu oferty i zwiększaniu satysfakcji klienta.

Zamiast pisania aplikacji od zera wybraliśmy No-Code, ponieważ to rozwiązanie jest o wiele szybsze, elastyczniejsze, a co za tym idzie tańsze. W łatwy sposób możemy w przyszłości zastosować kolejne zmiany, a koszt jest 5-krotnie niższy.

Podsumowanie

Powyższa realizacja to doskonały przykład efektywnego wykorzystania technologii w celu usprawnienia procesów biznesowych. Dzięki elastycznemu podejściu, kreatywności i skutecznemu wykorzystaniu dostępnych narzędzi, udało się osiągnąć pełną automatyzację, minimalizując zarazem koszty. Ten przykład pokazuje, że nawet niewielkie firmy mogą czerpać korzyści z zaawansowanych rozwiązań technologicznych, zwiększając efektywność swojego biznesu przy jednoczesnym minimalnym nakładzie środków. W Implemo jesteśmy zdania, że innowacyjne podejście do technologii może przynieść wymierne korzyści, dlatego codziennie poszukujemy nowych rozwiązań w zakresie optymalizacji procesu realizacji zamówień.

Jeżeli poszukujesz nieszablonowych rozwiązań w swojej firmie, lub zastanawiasz się jak zautomatyzować i przyspieszyć realizację zamówień w swojej firmie – umów się z nami na bezpłatną i niezobowiązującą konsultację, a my doradzimy w jaki sposób możemy przyspieszyć Twój biznes.