Baselinker - czy wykorzystujesz wszystkie funkcje?

Narzędzie w postaci systemu Baselinker jest Ci mniej lub bardziej znane. Ba! Nawet z niego korzystasz, ale wszelkie ochy i achy, które czytasz i słyszysz na jego temat nijak mają się do Twoich odczuć i satysfakcji (tudzież jej braku) z używania Baselinkera? Czy może jest zaledwie “jakoś” lub może nawet całkiem nieźle, ale masz wrażenie, że może być lepiej?

Na bazie moich doświadczeń mogę śmiało stwierdzić, że Twój przypadek zdecydowanie nie jest odosobniony i nie zdajesz sobie sprawy jak wiele razy słuchałem o tego typu rozterkach, które trapiły teraz już moich Klientów.

W niniejszym artykule przytoczę kilka przykładów z życia wziętych, które ukażą częste błędy w użyciu Baselinkera. Błędy, po których wyeliminowaniu, praca stawała się szybsza i przyjemniejsza, a wydajność danej firmy wzrosła.

“Ręcznie bo lubię mieć kontrolę nad tym co się dzieje z zamówieniami.”

Powyższy cytat był odpowiedzią na pytanie “Jak zmieniasz statusy zamówień?” zadane mojemu Klientowi podczas konsultacji. O ile takie podejście może być dla niektórych kuriozalne, o tyle spotykałem się z nim bardzo często.

Z racji, że lubię motoryzację, to pozwolę sobie tutaj porównać sytuację do pierwszej w życiu jazdy z tempomatem – mamy wrażenie braku kontroli nad samochodem. Przynajmniej ja tak miałem. Odnoszę wrażenie, że bardzo podobnie jest z osobami, które słyszą, że zamówienia będą samoczynnie “wędrować” po ustalonej ścieżce i zmieniać kolejne statusy w zależności od danego przypadku. Jest to kardynalny błąd! Po to wybieramy Baselinkera i płacimy abonament, żeby robił rzeczy za nas. Żeby wyręczał nas od żmudnych, powtarzalnych, monotonnych i generujących błędy czynności takich, jak ww. zmiana statusu zamówienia, ale także wygenerowanie etykiety kurierskiej, wystawienie dowodu zakupu czy wiele, wiele innych.

Szerzej opisując dany przypadek, Klient utworzył sobie dosłownie kilka statusów, takich jak “przyjęte”, “w realizacji”, “do pakowania”, “wysłane” i “do sprawdzenia”. Wszystkie zamówienia trafiały do domyślnego statusu “Nowe zamówienia” które na starcie proponuje Baselinker. Następnie pracownicy ręcznie przenosili sobie zamówienia do kolejnych statusów, gdy zajmowali się ich przygotowaniem i wysyłką. Zapytany o automatyczne akcje stwierdził, że jeszcze ich “nie uruchamiał” :).

Nakreślę tutaj kilka wad takiego rozwiązania:

Po pierwsze – za mało statusów! Nie bójcie się ich tworzyć, bo one ani nie kosztują, ani nie gryzą :). Natomiast dzięki ich większej liczbie, oczywiście odpowiednio nazwanej, możecie potem lepiej zarządzać procesem realizacji zamówień, z większą łatwością sprawdzić w historii statusów co się z danym zamówieniem działo, jak również możecie zaplanować różne scenariusze realizacji. W panelach, które przygotowuję dla naszych Klientów zazwyczaj tworzę przynajmniej kilkadziesiąt, w porywach do ponad stu statusów. Jeśli np. zamówienie było nieopłacone i czekało na wpłatę od Klienta w statusie
Po drugie – automatyczne akcje! To zarówno serce każdego skonfigurowanego przez nas Panelu, jak również największa zaleta Baselinkera w pełni uzasadniająca ideę jego stosowania. Jeśli właściwie je skonfigurujesz, to będą one nie tylko zmieniać statusy zamówień za Ciebie, ale także wykonywać całą masę innych działań i to w ułamkach sekund. Co więcej, akcje będą się uruchamiać w oparciu o czynności, które i tak musisz zrobić z zamówieniem, jak choćby spakować je czy wydać kurierowi, który ją zeskanuje.
Po trzecie – bałagan. Mimo tak małej liczby statusów, paradoksalnie chaos był większy, niż można by się było spodziewać. Wynikało to z faktu, że różne osoby zajmowały się zamówieniami w tych samych statusach. Nieraz dwie osoby kompletowały i pakowały to samo zamówienie
Po czwarte – brak zabezpieczeń i duże prawdopodobieństwo pomyłek. Przez brak zarówno odpowiednich statusów, jak i automatycznych akcji, często trafiały się zamówienia, które Klient anulował, a i tak zostały wysłane lub takie, które nigdy nie zostały opłacone, ale pracownik przeoczył brak wpłaty i mimo to zapakował je i wysłał do Klienta.

“My tylko generujemy z niego etykiety”

Jeden z dziwniejszych, jak i ciekawszych przypadków. Tutaj Klient używał Baselinkera wyłącznie do generowania etykiet u różnych spedytorów, bo bardzo łatwo i szybko można ich do każdego panelu Baselinker podpiąć. Tym samym wykorzystywał może 2% możliwości programu, a płacił pełen abonament, który liczony jest m.in. od liczby zamówień pobranych do systemu, a te musiały być pobrane wszystkie. Reszta działań była prowadzona w archaicznym systemie napisanym specjalnie dla nich za pięciocyfrową kwotę.

Pamiętajcie proszę, że abonament Baselinkera liczony jest od liczby zamówień lub produktów/aktywnych ofert, a nie od procentu funkcji z których korzystacie. Co za tym idzie, jeśli już płacić, to zdecydowanie lepiej za pełnię możliwości systemu, niż za jej fragment.

“To z tego wynika ta kwota?”

Jak już przy abonamencie jesteśmy, to z przykrością stwierdzam, że często moi Klienci nie wiedzą do końca ile i za co nalicza ich Baselinker. Jeden z nich płacił 4-krotną wartość abonamentu czyli kwotę 1796 zł netto, tylko dlatego, że w wyniku własnego niedopatrzenia utworzył w systemie ponad 300 000 produktów, bo przy jednym z importów zduplikowały się kilkukrotnie. Realnie wolumen sprzedaży i liczba produktów mieściły się ze sporym zapasem w pojedynczej stawce najwyższego abonamentu czyli w 449 zł netto. Klient od początku 2022 roku realnie stracił ponad 4000zł netto, zanim skorzystał z pomocy IMPLEMO. Co więcej, to dopiero my zwróciliśmy mu uwagę na wysokość abonamentu. Sam nie był tego w ogóle świadom, bo nie sprawdzał pobranych z podpiętej do systemu karty kwot, więc bez naszej interwencji przepłacabły dalej.

“Faktury przepisujemy ręcznie z Baselinkera do Subiekta.”

Można i tak :). Tylko po co? W tym przypadku Klient nie miał zintegrowanego Subiekta GT z Baselinkerem, bo wymaga to użycia zewnętrznego integratora. Do tego baza produktów wymagała uporządkowania i odpowiedniego powiązania, co też było ponad możliwości pracowników. W rezultacie każde zamówienie, a mieli ich około 6000 miesięcznie, fakturowali ręcznie, przepisując dane kontrahenta, produkty, kwoty i sposoby płatności.

Podkreślę, że w ten sposób tracili na te czynności około 330 godzin miesięcznie, bo wystawienie faktury w taki sposób zajmuje około 3,5 minuty. To przekłada się prawie na dwa pełne etaty!! W tym przypadku Klient miał tak obciążonych pracowników zajmujących się zamówieniami, że celowo zmniejszał sprzedaż w poszczególnych kanałach, bo obawiał się, że w obliczu jeszcze większej liczby zamówień po prostu się zwolnią. W wyniku współpracy z IMPLEMO, cztery osoby odpowiedzialne za realizację zamówień, ich “przeklikanie” w systemie, zebranie i spakowanie, które ww. 6000 zamówień wysyłały z ledwością, obecnie wysyłają ich średni 14 000 i w ogóle nie skarżą się na przemęczenie i nadmiar obowiązków.

Powyżej przytoczyłem tylko najczęstsze przypadki niewłaściwego wykorzystania Baselinkera, z którymi się spotykamy nad wyraz często. Dzięki setkom zrealizowanych wdrożeń i tysiącom audytów, konsultacji czy przepracowanych godzin wsparcia doskonale wiemy co i kiedy działa, a co należy bezwzględnie zmienić lub poprawić. Jeśli uważasz lub czujesz w głębi siebie, że Twój Baselinker może robić więcej, szybciej i lepiej to nie zwlekaj i skorzystaj z usługi audytu Baselinkera w IMPLEMO. Jestem pewien, że nie pożałujesz tej decyzji :).